第一篇：电子文件档案化管理
浅析电子文件档案化管理
摘要：本文从电子文件档案管理的特点，与传统档案管理的区别，对档案业务管理工作的影响，管理现状，应采取的对策等方面谈了对电子文件档案的管理。
关键词：电子文件 档案 管理
近几年信息技术不断飞速，推进了信息化建设的步伐!着计算机的普及、办公自动化、标准化、网络化。渐趋完善和办无纸代的出现，当代高等院校、行政机关事业单位使用办公动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，使去以纸质格式的文书档案逐步依托计算机形成电子格式的件和数据资料，对通过网络计算机等先进技术产生的各类电文件信息的分类、整理、编目、流转、归档、存储、进馆、利用就为了电子文件档案信息化管理的重中之重“电子文件在计算机和网络环境中形成，并借助办公自动管理系统进行阅读、利用、处理、传递，进行自动化网络化理，使电子档案信息管理更高效、更快捷”
一、电子文件档案管理特点
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储与磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读处理，并可在网络上传送的文件。电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，对电子档案实行文件级的管理。对单位形成的电子文件实行自动化、网络化管理提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实准确、快捷的档案服务信息。
二、电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
第一，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别.以便将来用户查找利用。
第二，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证电子文件的法律凭证地位。
第三,电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合,档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案,保证信息资源方便利用。
第四,电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性,可以达到文件一级的管理,所以,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时,可以编制多角度、全方位的检索工具、方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词,即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度
第五，电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
二、电子文件对档案业务管理工作的影晌
(一)传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而
电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是”办理完毕，具有保存价值.，的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。(二)由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。(三)由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
三、电子文件档案管理的现状
(一)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。(二)在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。(三)标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。(四)档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信
息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档”文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。(五)档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
四、对电子文件档案应采取的对策
(一)做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工必须深人到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为”只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与
纸质文件一样发挥社会效用。(二)解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工进行深人研
究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要
定期进行复制，以防止信息损失。
(三)使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介人，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。
4变革档案人员知识构我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化和吸收信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信 息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术苹命最根本的对策。
第二篇：档案电子文件管理顶层设计若干思考
在电子文件所引发的记录方式变革中，我国档案界表现出积极的应对姿态。以1996年国家档案局成立电子文件管理领导小组和研究小组为标志，我国对电子文件管理有组织的研究和实践已经走过了十余年的历程，在理论构建和实践探索中迈出了历史性的步伐。值得我们高度重视的是，随着国家信息化进程和对电子文件管理要求的提高，电子文件的国家控制力问题日
益突出，自下而上的分散探索已经不足以满足国家层面电子文件管理的需要，顶层设计问题由此浮出水面，并日益成为文件、档案管理转型时期的战略重点。
电子文件管理的顶层设计是一种自上而下的设计。从涉及范围而言，是以国家层面为起点，统领地区、行业、机构层面的电子文件管理，构建涵盖全国范围的电子文件管理网络体系；从实现路径而言，是以总体框架为起点，指导、带动具体对策问题的研究和实施，构建全方位的电子文件管理实施方略。因此，从总体上说，顶层设计是一种战略设计，旨在确定国家电子文件管理的发展方向、基本格局和推进步骤；顶层设计又是一种全面设计，涵盖管理层、空间、流程、功能等诸多方面，可以提供国家电子文件管理的基本指针和发展蓝图。
从世界范围看，信息化整体水平比较高的国家大都重视电子文件管理工作，自20世纪90年代中期以来，不少国家开始对本国的电子文件管理进行自顶向下的战略设计与全面规划，实现电子文件管理从机构层面到国家层面的重大转变，进入以顶层设计带动总体规划，以国家战略带动全面发展的新阶段。
电子文件国家战略的确定没有固定模式，各国依据自身的管理传统、信息化战略、文档管理实践选择适合自己的道路。如英国以搭建政策框架为先导，明确电子文件管理规范体系，强调目标管理和绩效评估，为国家电子政府建设和数字档案的在线利用服务。美国以技术研发为驱动，以era（电子文件档案馆）项目为龙头，致力于研究电子文件长期保存的软件系统，通过建立满足文件功能需求的文件管理系统来实现电子文件的集中保管。澳大利亚则以档案馆的联合行动为主要线索，建立与推广电子文件形成和管理的统一标准体系。这些国家都经历了一个从自发研究、分散探索到国家规划、集中控制的发展历程。虽然采取的路径不同，但在战略视角上具有如下共性特征：
1.高度重视电子文件管理，将其纳入信息化整体战略之中，作为信息时代政府治理与政府责任的重要内容。如英国将电子文件管理纳入负责国家信息化工作的“电子特使”（e-envoy）的职责范围，制定并发布了《电子政务环境下电子文件管理的政策框架》；新加坡政府要求把电子文件管理作为电子政务建设的有机组成部分；美国将电子文件管理列入首批二十四个电子政府行动计划；澳大利亚则将电子文件管理作为政府绩效检查与审计的内容与依据等。
2.以国家档案馆为中心，形成电子文件管理和服务的网络体系。作为永久保管政府文件的专门机构，档案馆在电子文件管理链条上具有十分重要的作用。电子文件的保管模式从最初的集中式（哥伦比亚模式）和分散式（匹兹堡模式）之争，逐步向集中管理模式靠拢。目前，集中管理具有永久保存价值的电子文件成为越来越多国家的共识和实践，很多国家档案馆在集中管理政府各部门电子文件和协调全国电子文件管理系统的互联互通方面发挥了核心和枢纽作用。比较典型的例子如美国nara的era系统，该项目在经过6年之久的基础研究阶段后开始了耗资3亿美元、为期6年的系统研发阶段，旨在使nara捕获并保存联邦政府各部门产生的各种类型、格式的电子文件，为政府部门及公众提供便捷、有效的利用服务。era采用开放架构设计，软件系统将下发给各州使用，对各州政府电子文件的管理将产生全面的示范效应。英国、澳大利亚、加拿大、西班牙、新加坡、丹麦等国国家档案馆也已经或决定接收政府部门产生的电子文件。
3.联合攻关，大力开展基础研究。各国的电子文件管理规划都是在相关理论和策略研究的基础上展开的，基础理论、标准研究以及国际合作项目为各国电子文件战略提供了丰富的营养。其中文件连续体和电子文件全生命周期理论为电子文件管理活动从机构层面向国家层面、从分散管理模式向集中管理模式、从环节式分离管理向无缝式流程管理的转变提供了坚实的理论基础。英国、美国、澳大利亚的电子文件管理战略都基于iso15489《信息与文献—文件管理》、iso14721《开放档案信息系统参考模型》（open archives information system，oais）等国际标准而制定。此外，类似interpares的国际合作项目在研究专业技术问题的同时，也致力于为国家层面电子文件管理的战略、政策和标准提供参照框架。
随着我国信息化的不断深入，电子文件的数量急剧膨胀、种类不断增加，很多地区探索电子文件管理的有效方法，一些地区如安徽、江苏等地
第三篇：电子文件管理讲稿修改版
绪
论
★课程的性质、目的和任务 性质：必修的重要专业课程。
目的和任务：通过本课程的学习，使学生了解电子文件和电子文件管理的一般理论，引导学生以完整的“电子文件观” 来理解、思考和把握电子文件及其管理问题，学会用对比的方法来分析和掌握电子文件与传统纸质文件的不同特点，以及与二者相适应的管理理论和管理模式，最终使学生达到系统地掌握电子文件管理的基本理论和实践方法。 ★教学方式、课程考核方法
教学方式： 讲授、案例、讨论
考核方式：闭卷考试
总学时数：64
学分：4 成绩评定：
总评成绩构成：平时考核（30）％；结课考核（70）％
平时成绩构成：考勤考纪（10）分；作业（15）分；课堂提问（5）分
★教材及参考资料 建议教材：
《电子文件管理基础教程》丁海斌、卞昭玲主编，辽宁大学出版社，2022.9 参考资料： 1．《电子文件管理教程》，冯惠玲主编，中国人民大学出版社，2022年版 2．《电子文件管理理论与实践》，刘家真主编，科学出版社，2022年版 3．《拯救数字信息—数据安全存储与读取策略研究》，刘家真等著，科学出版社，2022年版 4．《电子文件管理学》，金波、丁华东编著，上海大学出版社，2022年版 5．《电子证据―当代机构文件管理战略》，戴维•比尔曼著，中国人大出版社，2000年版
一、档案技术工具的演进
档案技术工具，主要包括档案物质载体工具、档案信息记录符号工具、档案信息传播工具等。
档案物质载体工具：
甲骨、青铜、竹木简、纸张、胶片、磁盘、光盘等
档案信息记录符号工具：口口相传、图画、文字、数码
档案信息传播工具：网络、书籍等
（一）无技术工具时代暨无档案时代
口语时代：口头语言所创造的“语义世界”是非固化的，它的记录与传播方式是从人体到人体。这种记录与传播方式具有即时性、狭窄性、不准确性。同样也没有任何物质工具参与信息的存储与传递过程。
示现时代：信息管理与传播的无物质工具时代，是指人们面对面传递信息时代，也就是人类的无档案时代。示现时代使用的信息媒介是示现媒介，示现媒介主要指人类的口语，也包括表情、动作、眼神等非语言符号（即身体语言），它们是由人体的感观或器官本身来执行功能的媒介系统，没有任何物质工具参与信息的存储与传递过程。
（二）单一再现技术工具时代
单一再现技术工具时代的信息记录与传播工具包括文字、印刷、摄影及相关载体等。其基本特点如下：
其所采用的基本档案载体的单一性比较强。
记录手段也具有单一性。 在这一类系统中，信息记录与信息接收所面对的是单一层次的技术工具，其操作模式是：人→工具→人。
文件与档案产生于人类野蛮时代向文明时代过渡阶段，必须具备以下三个条件：
随着农业种植技术的产生，人类逐渐从食不饱腹到产生剩余产品，使人们有时间从事单纯的为获取食物进行的生产活动之外的其他活动，特别是精神的知识的保存与生产活动。
人类必须发明通用性、形式化的信息表现技术——书面记录符号，如地图、文字等。
人类必须掌握简单的文献载体加工技术，如纸草、甲骨等。
1.手抄时期的档案工作
(1)概况：
在文字产生之后、印刷术产生之前（公元前3000年至约公元1045年），档案文献记录经历了一个手抄时期。手抄档案效率低、规模小、成本高。
(2)粗载体阶段是手抄时代的主体阶段
其特点：
第一，由于工艺技术水平有限，档案所使用的载体只是经过初步加工的自然物，如甲骨、纸草、简牍、金石等。
第二，由于手抄档案效率低，当时的文档工作机构相对比较庞大。
第三，文件、档案的产生、保管和利用的范围很窄，主要局限于王室范围内。
第四，这一时期开始有了专门的档案库房和初级的档案管理。
第五，手抄时期，档案作为原始文献始终占据书面信息记录的主导地位。
(3)手抄时代档案文献的主导地位主要表现在：
首先，文件和档案的产生有利于人们对知识和经验的积累，对文明发展起到了重要的基础作用。
其次，作为一种书面传播工具，文件和档案对社会发展起着重要的知识传播作用。
2.印刷时代的档案工作
(1)概况：
印刷术发明之后，人类掌握了对文献型信息进行批量生产的能力。纸张和印刷术的广泛使用，使档案工作产生一些新特点： 促进了档案数量的增长。
促使人们具有了专业的档案架阁库的概念。 促使人们对档案分类属性和管理方法的研究。 促使人们建立专门的专业教育系统。
(2)印刷时代档案文献的地位：
首先，档案传播知识主角的地位逐渐让位于图书。
纸张特别是印刷术发明之后，由于图书、杂志等出版物在数量上可大量重复，所承载的知识体系较完整、综合，其作用尤其是传播知识、宣传教育等方面的作用逐渐突出。
其次，在纸张时代，档案扮演的社会角色主要是社会记忆、国家与社会管理工具的角色。
总之，印刷术发明之后，档案的凭证价值是其价值的主要方面，其情报（参考）价值是次要方面。
（三）迭加技术工具时代
迭加技术工具时代，亦称机器时代，这些机器包括电信、电话、唱片、电影、广播、电视、计算机网络系统等等。在微观意义上，机器时代主要指计算机时代。其基本特点：
1.信息记录与传播依赖于机器。
2.在绘画、文字、声像等记录工具之上，又有了迭加工具数字，且数字化实现了传统工具的集合－－多媒体。
3.载体可以有多种选择，可以是磁性载体，也可以是光学性载体。
迭加技术给档案和档案工作带来的变化：
1.档案自身存在形态发生根本性变化。纸质档案时代，档案是半虚拟化的。电子档案时代，数字化、电子化使档案存在形态完全虚拟化－－符号与载体都是虚拟化的。
2.档案管理实现了从物理管理为主向逻辑管理为主的转变。
3.文档一体化与数字档案资源全球化。
4.档案工作由边缘回到核心。
二、信息技术的发展对档案工作的影响
1、计算机在档案管理中的广泛应用，改变着人们管理档案的方式和手段。
2、为档案工作提供了新的管理对象------电子文件
3、对档案学理论提出新的挑战
（1）一些基本概念失去了传统的内涵
（2）档案学的一些基本理论和原则需要重新认识
（3）电子文件的管理理论、方法和管理体制需要全面建立
（4）随着电子文件与档案理论研究的深入，档案学者提出了一些新的理论观点。
三、创建电子文件管理学的必要性和可行性
（一）建立电子文件管理学的必要性
1、是档案学专业人才培养的时代要求
2、保护电子记忆，是档案工作的历史使命
3、是档案学理论和学科建设的内在需要
（二）建立电子文件管理学的可行性
1、有大量的电子文件管理研究文献和较为成熟的理论为基础
2、有我国电子文件管理实践的支持
3、可以借鉴国际上相关的管理理论、经验和方法
四、电子文件管理学的研究对象和任务
（一）电子文件管理学的研究对象
电子文件和电子文件管理
（二）电子文件管理学研究的任务
在研究电子文件的形成、特点和价值的基础上，依据和利用现代信息技术环境，总结电子文件管理工作实践经验，探索电子文件管理规律，建立电子文件管理的基本理论和基本方法，建构电子文件管理学理论体系，指导电子文件管理工作实践，从而保证归档电子文件的真实性、完整性和有效性，最大限度地发挥电子文件的作用。
五、电子文件管理学的学科性质
1、电子文件管理学是档案学的一门分支学科
2、电子文件管理学是一门综合性学科
3、电子文件管理学属于应用学科，具有较强的实践性
六、电子文件管理学的研究方法
1、马克思主义唯物辩证法是电子文件管理学研究的方法论准则
2、继承与创新相结合的方法
3、吸收、借鉴科学研究的一般方法
4、引进移植的方法 思考与练习题：
1.名词：档案技术工具
2.论述档案技术工具的演进及其对档案工作的影响
3.分析档案载体演变的历史过程 第一章 电子文件概述
第一节 电子文件的形成
*
一、无纸时代的历史必然性 *
1、“无纸时代”的概念 *
2、“无纸时代”到来的必然性依据
*
3、“无纸时代”到来是一个过程，并需要有一个 判断标准
* 无纸时代：是指在我们的现实工作与生活中，纸张已不再是我们的书写工具，取而代之的是计算机、网络、磁载体和光载体等基本工具。* 历史上记录方式的变革大约经历了四个阶段： * 第一阶段：原始材料的直接利用阶段。* 第二阶段：原始材料的粗加工阶段。* 第三阶段：纸质文件阶段。* 第四阶段：电子文件阶段。*
二、电子文件的发展历程
* 电子文件发展要经历四个阶段： * 第一阶段：过程阶段。
* 第二阶段：辅助性电子文件阶段。* 第三阶段：电子文件阶段。* 第四阶段：无纸阶段。*
三、电子文件生成途径
* 目前，电子文件的生成途径主要有两种：直接生成和模数转换。直接生成的电子文件称为原生性电子文件，经过模数转换生成的电子文件称为再生性电子文件。*
（一）直接生成
* 是指文件初次形成即直接在各种数字技术环境中以数字形态产生，或通过各种数字技术设备直接对各种事物的特征、声音和图像等多媒体信息接收、采集而成。*
1、办公自动化 * 办公自动化（Office Automation,简称OA）是指对办公信息进行自动操作（如文字处理、文档管理）的数据处理系统。它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人—机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。
OA在我国自20世纪70年代开始发展，到20世纪90年代中期大致经历了三个阶段：
第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等；以单机为主、以实现个人事务处理为目的。
第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理，表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；
第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。* 一般OA系统的基本模块 *（1）工作流处理
*
利用计算机技术将手工作业程序计算机化，包括系统设备、工作流程设计、工作流监控。生成的电子文件包括在设计、维护、监控过程中的各类记录。*（2）收文管理
* 包括收文登记、拟办、图像及文本自动传阅、分发批办、接收清退、检索利用等。生成的电子文件包括所收文件、登记信息、拟办批办意见、传阅信息、利用登记等。
*（3）发文管理
（4）办件管理*
（5）会议管理
（6）视频会议 *（7）领导办公
（8）公共信息栏*
（9）电子论坛
（10）电子邮件 *（11）自动传真
（12）个人事务处理*（13）文档管理
（14）系统配置 *（15）个人工作台
（16）人事档案管理 *
案例1
案例2 *(2)数码相机
Digital Camera(DC)，是一种利用电子传感器把光学影像转换成电子数据的照相机。• 数码相机广泛应用于各个领域：印刷业、医疗卫生、建筑监理、保险备案、军事侦察、广告、日常生活等
*(3)集成制造系统（CIMS）—— Computer integrated manufacturing system * CIMS是通过计算机硬软件。并综合运用现代管理技术、制造技术、信息技术、自动化技术、系统工程技术。将企业生产全部过程中有关的人、技术、经营管理三要素及其信息与物流有机集成并优化运行的复杂的大系统。
其核心内容主要由三部分组成：计算机辅助设计、制造与产品数据管理（CAD/CAM/PDM）
* CAD(Computer Aided Design): * 利用计算机及其图形设备帮助设计人员进行设计工作。在工程和产品设计中，计算机可以帮助设计人员担负计算、信息存储和制图等项工作。* CAM(computer Aided Manufacturing）：
*（计算机辅助制造)的核心是计算机数值控制（简称数控），是将计算机应用于制造生产过程的过程或系统。
* PDM（Product Data Management）产品数据管理
* PDM是一门用来管理所有与产品相关信息（包括零件信息、配置、文档、CAD文件、结构、权限信息等）和所有与产品相关过程（包括过程定义和管理）的技术。*(4)遥感技术
* 遥感是指非接触的，远距离的探测技术。一般指运用传感器/遥感器对物体的电磁波的辐射、反射特性的探测，并根据其特性对物体的性质、特征和状态进行分析的理论、方法和应用的科学技术。
* 遥感技术广泛用于军事侦察、导弹预警、军事测绘、海洋监 视、气象观测和互剂侦检等。在民用方面,遥感技术广泛用于地球资源普查、植被分类、土地利用规划、农作物病虫害和作物产量调查、环境污染监测、海洋研制、地震监测等方面。
*（5）地理信息系统（Geographic Information System, 简称 GIS）
*
地理信息系统广泛应用于资源调查、环境评估、灾害预测、国土管理、城市规划、邮电通讯、交通运输、军事公安、水利电力、公共设施管理、农林牧业、统计、商业金融等几乎所有领域。
*(6)卫星系统
* 人造卫星通常指环绕地球飞行的无人航天器。“九五”以来，我国先后成功发射气象卫星、通信广播卫星、资源卫星、“北斗”导航卫星等多种类型的卫星。*(二)模数转换
* 模数转换是指将模拟信息转换成数字信息，以便计算机处理的过程。
* 模拟信号指用连续变化的物理量表示的信息。其信号的幅度、频率或相位随时间做连续变化，如传统广播电视的声音或图像信号。
*
数字信号是人为地抽象出来的在时间上不连续的信号，如一系列断续变化的电压脉冲、光脉冲等。
* 进行模数转换需要利用一定的输入设备和技术，主要包括：
*
1、键盘
2、笔绘版
3、手写字
4、语音输入和声控
5、扫描仪
6、条码技术
*
四、电子文件来源途径
*
（一）电子政务【中国电子政务网：http://.xiexiebang.com
作业：通过搜索引擎查找几个电子商务网站，并从中选择一个，分析它在进行商务活动中可能产生的电子文件及其类型。第三节
电子文件的特点和作用 *
一、电子文件的特点
*
（一）信息的非人工直接识读性 *
1.人与信息之间关系发展的三个阶段
第一阶段，口口相传
第二阶段，人—信息工具—人
第三阶段，人—工具—工具之工具—人
★2.科学地客观得认识“非人工直接识读性”
思考： 一份数字文件的读者是程序。——杰夫•罗森伯格 *
（二）对计算机系统的依赖性 * 依赖的两层含义：
一是文件管理活动必须借助于计算机系统才能实现。这是电子文件永恒的特点。
二是计算机系统的不兼容问题。这一问题随着电子计算机技术的发展将逐渐得到解决。* 电子文件的系统依赖性在近期有碍于它的使用和发展，但从发展的眼光看，是实现自动化管理的必要条件，是电子文件先进性的表现之一。*
（三）信息与特定记录载体之间的可分离性
* 信息不再具有固定的物理位置，也不再对特定记录载体“从一而终”，可以根据需要随时扩展、缩小或改变存储空间，在不同存储介质之间转换。*
（四）信息存储的高密度性
电子文件信息的存储密度大大高于以往各种信息存储介质。而且，随着计算机技术的不断进步，电子介质的存储密度还在以难以想象的高速度继续加大。把一个档案馆的全部档案、一个机关的去文件放在一张光盘里，已不再是神话。*
（五）多种信息媒体的集成性
* 电子文件是多媒体的，是立体的，是一种全方位的记忆和再现，实现了文件功能的革命性变化。
* “多媒体即是本质上互动的媒体”。用户可以与计算机上的“多媒体文件”发生互动，有了更大的参与性和选择性。这无疑是电子文件在表现功能和输出功能两个方面实现了巨大的飞跃。
*
（六）文件形成与更改的可操作性 *
1.“随心所欲”的文件制作与利用 *
2.可变性可能带来的负面影响
电子文件的可操作性有时会表现为可变性。这种可变性会使人们对电子文件的真实性产生怀疑，怀疑它具有某种与文件和档案属性不符的特点。在办公自动化系统中，这种可变性往往被设定的固定程序所预防，一般不易发生。*
讨论：信息与载体的可分离性
*
传统纸质文件时代，文件信息也可以通过手抄或复制等方式，使其脱离原载体，进行信息转移、传播，这是否也属于信息与载体的可分离性？ *
讨论：电子文件的虚拟性
《汉语大词典》中“虚拟”的含义主要是“虚构”、“设想”； “非物质的”、“非实体的”
陈志良：广义的虚拟是指规则文明或符号文明，是人类对各种规则的合成、选择及其演化。
狭义的虚拟是指当代的数字化的表达方式和构成方式、实践方式和创造方式。
*
二、电子文件的作用
*
（一）可以改变办公方式、提高办公效率*
（二）有利于文档一体化的实现 *(三)可以充分发挥信息资源共享的优势*(四)电子文件能集成多元化信息 * 第四节
电子文件的形成规律和生命周期 *
一、电子文件形成规律
* 指电子文件从制作到生成的过程中所表现出来的种种内在规律性。作为电子文件管理方法的一句，电子文件形成规律的研究具有十分重要的意义。* 1.电子文件的形成与业务活动的开展同步进行 * 2.电子文件的形成依赖于系统 * 3.电子文件信息形成与存储分散化 * 4.数据类型与文件格式多样化 * 5.电子文件信息生成的动态性 *
二、电子文件生命周期
*
（一）国际档案理事会对电子文件生命周期阶段的划分 *
概念阶段*
产生阶段*
维护阶段 *
（二）何嘉荪对电子文件运动阶段的阐释
* 第一阶段：文件的孕育形成阶段* 第二阶段：文件的现实使用阶段
* 第三阶段：文件的暂时保存阶段* 第四阶段：文件的保存阶段或历史阶段
（三）佛兰克•厄普沃德的“循环周期论”
* “往复运动于生成到处置的连续体中的一个过程”。*
三、文件连续体理论
* 20世纪80年代，澳大利亚档案学者提出的一种新型文件管理理论或概念模型 阅读资料：
1.文件连续体理论的借鉴与反思，吴品才，档案学通讯，2022（6）
2.文件生命周期理论与文件连续体理论关系研究述评，朱慧钰，北京档案，2022（1）* 第五节
电子文件的原始性与法律证据性 *
一、电子文件的原始性 *
（一）传统文件的原始性
*
（二）电子文件原始性认定的困难 *
（三）重新界定“原始性”
*
（四）国外对电子文件原始性（或原件）问题的确认方法
阅读资料：电子文件原始性的认定与维护 : http://.xiexiebang.com/view.asp?id=865 讨论：电子文件是否具有法律证据性 *
二、电子文件的法律证据性 * ＠电子文件的法律证据效力
* 法律证据效力：指一种证据它是否具有证据价值，是否被法律认可，以及它在作为法律证据使用时证明力度的大小等一系列的问题。* 1.电子文件法律证据价值 *
体现：（1）电子文件具有凭证作用*
（2）电子文件具有人可读形式 *
（3）电子文件具有多种信息媒体集成性 * 2.电子文件的证据能力
* 证据能力：又称证据的可采性，是指证据资料在法律上允许其作为证据的资格。*（1）世界各国关于电子文件证据能力的规定 * ①证据规则模式
* 一般不具体规定哪种形式的证据资料可以为法律所接受，而是靠确立一系列的证据规则来确定证据的可采性。* A：传闻证据排除规则
* 英美法系国家所确立的一项证据规则，是指传闻证据不具有证据可采性，在法院审判中不能作为证据使用
* B：最佳证据规则 * 英美法系国家的一条重要证据规则，指只有文书的原件才能作为证明文件内容的证据被采纳。
* ②自由证据模式
* 大陆法系国家通常不对证据的可采性问题做硬性规定，而是允许自由提出所有与案件有关的证据材料，而不论其表现形式如何。* ③证据清单模式
* 一般是开立一份关于可接受的证据的清单,如果某一证据材料可划归为证据清单中的某类证据，它就具有证据能力。
（2）我国法律关于电子文件证据能力的规定
散见于三大诉讼法之中
（3）国际组织关于电子文件证据能力的规定
国际商会、联合国国际贸易法委员会 *
3.电子文件的证明力
*（1）电子文件具有证明力的基本条件
* A.电子文件必须具备证据客观性* B.电子文件必须具备证据关联性 * C.电子文件必须具备证据合法性 *(2)保证电子文件证明力的基本措施
* A.保证所输入数据的来源及将文件转换成机读格式的过程是真实的。* B.保证电子文件形成、管理的系统具有可靠性 * C.应将文件的毁坏、非故意或恶意修改文件的事故，控制到最小程度，并提供发现机制。* D.电子文件必须保留背景文件。
* E.保证电子文件证据的收集程序符合法律规定 * ＠电子文件管理与版权保护
*
（一）电子文件管理中的版权认定与保护 *
1、电子文件管理中的版权认定
* 版权又称著作权：是指及其他版权人对文学、艺术、科学作品依法享有的各项专有权利。版权认定包括三方面内容：
* A：客体认定：认定哪些电子文件受版权保护 * B：主体认定：认定谁拥有这些电子文件版权 * C：权利内容认定：认定版权人具体享有哪些权利 *（1）电子文件作品的认定 * 实质要件：
* ①作品的独创性：指作品由独立构思而成的，作品表现形式或内容完全不是或者基本上不是同他人的作品相同，即不是抄袭、剽窃、篡改他人的作品。* ②具有固定性和可复制性
* ③具有合法性：内容合法 * 形式要件
* ①表现形式： 传统作品的数字化形式；
新型的电子作品 * ②时间形式： 著作人身权的保护期*
著作财产权的保护期 *（2）电子作品版权权属的认定 * ①版权主体的种类：* 创作作品的公民* 法人和非法人组织 * ②特殊电子作品版权归属：* 职务电子作品* 电子数据库作品* 计算机软件 *（3）电子作品版权权利内容的认定
* ①发表权:决定作品是否公之于众的权利。
* ②署名权：表明身份，在作品上署名的权利 * ③复制权：以印刷、复印、拓印、录音、录像、翻录、翻拍等方式将作品制作一份或多份的权利
* ④信息网络传播权：以有线或无线方式向公众提供作品，使公众可以在其个人选定的时间和地点获得作品的权利。
* ⑤摄制权：以摄制电影或者类似摄制电影的方法将作品固定在载体上的权利。*
2、电子文件管理中的版权保护 *（1）对他人版权的保护
* A：直接与版权人签订著作权许可使用合同 * B：通过版权集体管理组织获得权利许可 *（2）对自己版权的保护
* A：对作品采取技术保护措施* B：在电子作品中加入版权管理信息 * C：依法提起诉讼，维护自身合法权益
*
（二）网络环境下电子文件管理涉及的版权问题 *
1、网页内容的版权问题 *
2、网络链接的版权问题
* 1）链接的分类* 2）链接的版权问题 * ＠电子文件管理与隐私权保护 *
（一）个人资料与隐私权法律保护
* 隐私权：是指个人信息不被非法获悉和公开、个人生活不受外界非法侵扰、个人私事的决定不受干涉的一项独立的人格权。
* 个人资料：国外法律中使用的一个法律术语。是公民个人隐私信息主要的外在表现形式。
*
（二）电子文件管理中侵犯公民隐私权的行为 *
1、不合理的收集个人资料
*
2、对个人资料不合理的利用 *
3、对个人资料质量的侵害
*
4、对个人资料安全的侵害 *
（三）电子文件管理中公民隐私权的保护 *
1、个人资料收集行为的依据
*
2、个人资料收集的过程 *
3、个人资料的持有
*
4、个人资料的披露和公开 双语教学词汇
* OA 办公自动化*
CAD 计算机辅助设计*
CAM计算机辅助制造
* E-Government 电子政府
E-GOV
电子政务
Electronic records 电子文件
*
Digital text 数字文本* Digital graphic 数字图形
Digital image 数字影像
Digital voice 数字语音
*Digital video 数字视频 * Life cycle of electronic records 电子文件生命周期
The Records Continuum 文件连续体 思考与练习题：
名词：电子文件
文件连续体理论
电子文件生命周期
系统依赖性 电子文件法律证据效力
电子文件的证据能力
电子文件的证明力 1.分析电子文件的生成途径和来源途径。2.你认为哪些技术环境可以生成电子文件？ 3.为什么要对电子文件进行不同的分类？ 4.如何理解“无纸时代”？
5.简述电子文件的发展历程
6.什么是电子文？如何理解电子文件的基本特征？ 7.如何理解电子文件是由内容、结构和背景信息组成的？结合具体类型电子文件进行分析？ 8.你对电子文件的哪种特点感受最深？请结合个人实际谈一谈。
9.结合电子文件管理中所遇到的问题，谈谈对文件连续体理论的认识。10.如何保证电子文件的证明力? 第二章 电子文件管理 第一节电子文件管理内容
一、电子文件管理的基本内容
（一）电子文件的微观管理
电子文件的微观管理指文件和档案管理人员以电子文件为客体对象，运用一定的技术、方法对其加以组织和控制，形成有序、系统的电子文件信息资源，维护电子文件信息的真实性、完整性、有效性，并向社会提供利用服务。
电子文件的微观管理的环节与传统文件、档案的不同： 1.顺序上的不同 2.内容和形式的不同 3.技术上的不同
（二）电子文件的宏观管理
指文件和档案的行政与业务管理部门以电子文件管理为客体对象，运用法律法规、制度办法、规划标准等对电子文件管理工作中的组织和人员加以指导和控制，并提供相应的技术和条件支持，以形成有效地运作机制和管理机制，使电子文件微观管理工作规范化和制度化，确保电子文件完整保存的历史责任得以实现。 1.电子文件宏观管理原则
1）应纳入国家档案事业管理体系之中 2）要有超前性和预见性
3）应兼及电子文件和电子档案两个阶段，贯彻文档一体化原则 2.电子文件管理规划
是指以可靠的文件档案管理理论及其实践经验为基础，运用专业管理、行政管理和财务管理等相关管理方法与手段，制定电子文件管理目标、任务和实施方案，保证电子文件管理质量，提高电子文件管理效率，为电子文件形成者、用户和社会提供服务。包括国家层面至机构层面不同层次的规划
1）戴维∙比尔曼的电子文件管理规划思想 管理目标——为机构的职能活动提供证据 战略重点——应用系统 实施策略——系统管理
管理对象——文件内容和背景信息 工作方法——文件著录 智力投资——人员培训 倡导电子文件文化
2）我国电子文件管理规划
我国至今未制定一部完整的、单项的电子文件管理规划，但在许多政策性、计划性文件中，充分考虑到对电子文件管理的发展和规划问题。
如2022年颁布的《档案事业发展“十一五”规划》其中之一是：进一步加强档案信息化建设，促进档案信息资源共享。 3.电子文件管理的法制化建设 1）必要性
是档案工作法制建设的需要
是新技术条件下电子文件管理工作理论与实践发展的需要 是档案工作现代化管理、档案事业进一步发展的需要 2）我国电子文件管理法制建设存在的问题 电子文件法律地位迟迟不能确立
电子文件宏观管理不够，工作体系不明确 人员经费和技术条件的限制
二、电子文件管理流程
（一）电子文件管理环节总况 新增环节：
1.参与电子文件的形成
2.建立电子文件信息数据库 3.电子文件长期保存
（一）电子文件管理流程的变化 1.时间上的变化——提前和延长 2.内容上的变化——复杂化、集成化 3.顺序上的变化——有串行向并行发展 阅读资料：刘越男《电子文件管理流程的变化及其引发的思考》，《中国档案》，2022（9），41－44页
（三）电子文件管理“业务流程重组” 阅读资料：
1.王晓坤等《试论电子文件管理流程的变化及重组》，《山东档案》，2022（1） 2.周毅《信息技术运用与文件管理流程的重组》，《档案学通讯》，2022（1）第二节 电子文件管理的指导思想和原则
一、电子文件管理的指导思想
（一）辩证唯物主义是电子文件管理的根本指导思想
（二）电子文件与传统文件管理共存与互动的思想
（三）注意防止两种倾向
二、电子文件管理的目标
管理目标是确定管理原则、管理方法和管理行为的基础，电子文件管理与纸质文件管理的目标有许多共同之处，由于电子文件自身的特点，其管理有一些特定的取向。
（一）电子文件的真实性
是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。
文件的真实性表现：
1.文件在产生过程中的真实，即某一份文件客观反映和真实记录了机构业务活动。
2.文件在产生之后的真实，表现为在整个生命周期里未被更改，仍然保持其在产生时的本来面貌
真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反映历史面貌，得以作为社会记忆长久保存的前提。
保证电子文件真实性困难的原因：
一是电子文件信息的易更改性；
二是电子文件信息的软硬件依赖性 阅读资料：【加】露西安娜∙杜兰蒂《如何长期保证电子文件的真实性？》中国档案，2000（3）
（二）电子文件的完整性
是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等没有缺损。
电子文件的完整性包括两方面的含义：
一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件完整齐全；（对一般文件管理的要求）
二是每一份电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等没有缺损。（对电子文件的特殊要求）
电子文件构成要素
载体
medium 承载信息、具有实体形态的介质 内容
content 文件记载的信息。
物理和智能格式physical form & intellectual form 物理格式指决定文件外观及存储状况的一组属性。
智力格式指表示文件生成活动、文件编制及管理背景的所有属性 活动
action 签发文件的活动等，即以文件为手段，创建、维护、改变、结束某项工作的行为。人员
persons 利用文件开展工作的人或团体
档案链 archival bond 同一业务活动所形成的所有文件之间的联系 背景
context 文件产生的司法、行政、业务活动以及技术环境等
（三）电子文件的有效性
是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可读性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
有效性保障的目的是使文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、技术迁移、设备更新等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并加以利用。（可读性）
思考：造成电子文件不可识读的原因？
（四）促进工作效率的提高
电子文件是在各种社会活动中产生的，其基本职能是支持各种职能活动的开展。因此电子文件管理应以提高工作效率为目标。
（五）方便查询和利用
查询和利用的过程是实现电子文件信息价值的过程。
具体目标：
1.广泛，即拓宽利用范围
2.高质，对相关内容深度整理和挖掘
3.及时，在第一时间实时提供利用
4.合理，保护信息安全
三、电子文件管理的基本原则
为了在复杂多样的电子文件生成、运行环境中选择和实施有效的管理，全面实现其管理目标，必须遵循一定的管理原则。
（一）全程管理原则
根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理与监控。
电子文件全程管理的深刻涵义：
1.是一种全面的管理 2.是一种系统的管理 3.是一种过程管理
（二）前端控制原则
指针对电子文件的管理，从文件形成之时甚至形成之前（即电子文件管理系统设计阶段）一直到归档整个过程给予全盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。
其内涵包括两个方面：
1.整体规划
2.业务环节提前
前端控制原则是现代文件、档案管理理念的重要内容，其必要性主要体现在以下两个方面：
第一，前端控制是确保电子文件真实可靠、完整完全、长期可读的有效策略。
第二，前端控制是优化管理功能，高管理效率的科学理念。
（三）动态管理原则
是指对电子文件全程加以监控，以动态适应性管理措施实时应对电子文件生成、运转、利用过程中发生的变化和对管理工作提出的新要求，以保证管理目标的实现。
第三节 电子文件的管理模式
一、机构内部电子文件管理模式
由于职能领域、电子文件种类和内容的差异，不同机构电子文件的具体管理模式不尽相同。 应注意的问题：
1.对电子文件实行统一管理
《电子文件归档与管理规范》规定：文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
2.实行文件档案一体化管理
电子文件、档案一体化管理的最佳实现方式是建立功能涵盖电子文件生命周期全部管理活动的电子文件管理系统。
二、档案馆电子文件的管理模式
1.分布式保管模式
是指政府机构以及各种社会组织产生的电子文件不集中在各级档案馆保存，而采取分布式管理方法，将其保存在产生这些文件的机构内，由档案馆对电子文件信息加以控制，并对其保管加以指导。
实践这种方案的国家有澳大利亚、德国、俄罗斯等。
2.集中式保管模式
是指将具有永久价值的电子文件传送到档案馆集中保存，即对电子文件实体和信息实行双重控制。
实践这种方案的国家有美国、英国、瑞士、法国等一些国家。
实行集中保管是基于以下方面考虑：
1.电子文件生成机关不具有保管电子文件的法律责任，容易造成电子文件的损毁。 2.从文件生命周期理论来说，电子文件理应由档案馆集中管理。
3.从组织机构和人员的稳定性来说，形成机关分别管理会影响到档案管理长期政策的制定。
三、国家电子文件管理体制
集中统一的档案管理体制。就是全国档案工作实行统一领导、分级管理的体制。其具体内容主要包括三个方面：
1.国家电子文件与电子档案也应该按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理。
注意以下三方面的问题：
（1）电子文件与电子档案“由谁来管”的问题。
（2）电子文件与电子档案“怎样集中”保管的问题。
（3）文档一体化的问题。
2.全国电子档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理。
所谓统一管理，是指国家档案行政管理机关主管全国电子文件与电子档案工作，对全国档案电子文件与电子档案工作实施全面规划和统筹安排，制定统一的法规和业务标准，提出统一的方针政策，进行业务指导和监督。
所谓分级管理，指县级以上各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的电子文件与电子档案工作，可按照国家有关电子文件与电子档案工作的统一规定和要求，结合本地区的情况，制定本地区的电子文件与电子档案工作规划、制度和办法，并对本地区内机关、团体、企业、事业单位和其他组织的电子文件与电子档案工作实行指导和监督。
所谓分专业管理，是指中央各专业主管机关在国家档案行政管理机关的知道下，针对本专业系统的特点，制定本专业系统电子文件与电子档案工作的规划、制度和办法，对本系统的电子文件与电子档案工作进行指导和监督，保证国家有关电子文件与电子档案工作的方针政策在本专业系统的贯彻和执行。
3.对党政电子文件工作实行统一管理。
四、机构内部电子文件的管理体制
（一）机构内部电子文件管理的组织体制
由于电子文件产生时间较短，目前社会上对“电子文件保管者”问题还没有形成统一的明确的认识和规定。目前，在电子文件保管者问题上有三种情况：由文件形成部门保管；由计算机站、信息中心等专业技术机构保管；由档案部门保管。
（二）机构内部电子文档管理的技术机制
从技术形态上看，目前在基层单位存在着单机管理与网络管理两种基本形态。阅读资料：
1.后保管模式的理论与实践，赵彦昌，湖北档案，2022（7）
2.档案学的想象力——评特里·库克的后保管模式，汤黎华，山西档案，2022（1）阅读资料：刘宏伟：《“双套制”与“双轨制”对电子文件管理的影响》档案管理2022（5）
第四节
电子文件管理现状
一、电子文件工作在我国发展的现状
（一）大部分单位进入电子文件工作的第一、第二阶段
现阶段实行双套制的机关的做法：
1、归档纸质文件，电子文件由形成者自行处置。
2、将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门，纸质文件获得“档案”身份，电子文件则成为“资料”。
3、将两种文件双双归档，形成两种介质和两种档案。
双套制的成因大体有两种情况：
一是将生成的电子文件转换成纸质文件，用以“生效”、“凭证”，履行文件功能有仅仅是用于保存。
二是为现有的一些纸质档案制作数字化副本，主要目的在于改进利用和完善保护。
讨论：电子文件双套制与双轨制的关系
（二）少数行业进入第三阶段
我国有些行业，如金融、对外贸易、税务等，已经部分地进入了电子文件工作发展的第三阶段。由于国内相关的部门与行业为了与其接轨，在电子文件工作上，发展步伐快于其他行业。
二、档案界等的努力与进展 1.国外的工作与进展 2.国内的工作与进展
三、目前电子文件工作发展中存在的主要问题 1.思想意识与知识准备 2.法规与制度建设 3.管理模式的转化 4.技术问题
5.亟需解决的一些具体业务问题 第五节 电子文件管理系统
一、电子文件管理系统的含义
宏观层次的电子文件管理系统（Electronic Records Keeping System），是以保证电子文件的科学管理和高效利用为目的的技术设备、管理、法律、标准、人员等所有相关因素组成的信息系统; 中观层次的电子文件管理系统是指与电子文件管理相关的计算机软、硬件系统；
微观层次的电子文件管理系统是电子文件管理系统的软件系统,它由一组软件程序组成,共同对机构产生的电子文件进行管理。
二、开发电子文件管理系统的必要性
1.电子文件管理系统是电子文件的生存环境。
2.良好的电子文件管理系统能够确保机构职能活动的顺利开展，并提供机构职能活动的证据。
3.电子文件管理系统是具有行政有效性和法律证据性文件的“聚集地”，在为机构提供业务活动的证据过程中发挥着至关重要的作用。
三、电子文件管理系统的特点
1.系统中的电子文件具有行政有效性和法律证据性
2.系统中的电子文件由文件内容、背景信息和结构等构成 3.是执行业务活动的辅助系统 4.种类繁多
5.具有独特的技术思路
四、电子文件管理系统的功能需求
基本功能：
1.综合管理文件 2.系统配置 3.实时收集 4.实时鉴定5.记录和维护元数据 6.日志管理
7.工作流程管理 8.互联网文件发布和访问互联网 9.多样化检索 10.多样化提供利用 11.数据迁移和转载
拓展功能：
1.知识收集功能
2.深度挖掘信息内容功能
3.主动提供利用功能
五、电子文件管理系统的开发过程
1.现制调查阶段 2.用户需求调查阶段 3.系统分析阶段 4.系统设计阶段
5.程序设计阶段 6.系统测试与新系统转换阶段 7.系统运行维护、评价阶段 电子文件管理系统示例——中百网络办公自动化系统 阅读资料：
1.于丽娟《电子文件管理通用需求——MoReq》档案学通讯，2022（6）
2.英国国家档案馆.电子文件管理系统功能需求规范（Public Record Office:Functional Requirement for Electronic Records Management Systems）.http://.xiexiebang.com/structure/xxgk/zbf
2.新疆昌吉州政府发文查阅系统http://.xiexiebang.com/structure/xxgk/zfw
作业: 查阅国内外电子文件网络检索系统的情况并给与分析。
双语教学词汇
检索
retrieval 检索工具
finding aid 著录
description
思考与练习题
名词：电子文件著录
电子文件标引
电子文件检索
1.著录为何能够维护电子文件的真实性和完整性？
2.元数据在电子文件著录中的作用
3.电子文件著录的特点
4.电子文件检索与档案计算机辅助管理中的检索自动化的关系
5.请分析如何评价电子文件网络检索系统。
6.试述电子文件检索的特点。
7.试述电子文件的著录项目主要有哪些？
8.请分析电子文件检索系统应满足哪些功能要求？
第六章
电子文件的保护
• 第一节 电子文件保护概述 •
一、电子文件保护的内容
（一）电子文件内容信息的保护 •
（二）电子文件物理载体的保护 •
二、电子文件护的特点
• 1.电子文件的保护贯穿于电子文件整个生命周期• 2.电子的保护技术要求高，难度大 • 3.结构的复杂性影响电子文件的真实性、完整性、有效性
• 4.电子文件的内容信息安全是其保护的重要内容• 5.电子文件保护的成本增加 • 第二节 电子文件内容信息保护 •
一、影响电子文件信息安全的因素
（一）内在因素
1.电子文件的不稳定性
一是电子文件信息与特定载体的可分离性
二是电子文件信息的易操作性
2.电子文件系统的依赖性 •
（二）外在因素
1.自然灾害和意外灾祸
3.管理疏漏
2.技术障碍：黑客攻击、计算机病毒、设备故障和失效、计算机操作平台漏洞
案例：美国Ontrack数据恢复公司一项数据丢失原因调查 数据丢失的主要原因与后果 故障种类 故障原因 后果 电源故障 临时断电、电源电压波动 分区表丢失；数据丢失；可能损坏硬件 硬件故障 硬盘划伤，磁盘变形；硬盘电路部分的元器件损坏；盘体内磁头松动或脱落；磁介质损毁；芯片和主板故障、存储器故障等 找不到硬盘；读写错误与数据丢失 网络故障 连接机器设备的线缆受到干扰或物理损伤；网络服务器接口发生故障；网络布线设计不正确 文件损坏；操作阻塞、数据丢失；网络障碍与数据错误 软件故障 感染病毒、误格式化或误分区、误操作；磁盘逻辑锁（是DOS启动时的一个错误造成的）分区表被误删除或被破坏；磁盘误格式化、文件被删除；文件不明原因丢失；文件打不开、乱码与读取错误 系统故障 电路损坏、控制器损坏与系统崩溃 刚读过的数据找不到；电脑停止工作；内存中数据丢失 逻辑问题 软件错误、数据文件错误、容量错误、软件被更改及系统错误 文件错误、损坏、产生错误数据；产生错误信息；造成数据错误；数据被破坏 人为因素 意外事故、管理员出错或蓄意破坏 数据丢失或被破坏 灾祸 雷电、水和火灾、风暴、工业事故、恐怖活动 存储介质、软硬件彻底损毁
二、电子文件内容信息保护的技术措施 •
（一）密码技术 • 加密技术：简单地说就是利用各种技术手段把数据变成乱码传送，到达目的地之后使用对应技术进行还原。
• 在科学领域，保持信息安全的技术称为密码术；破解密文的技术称为密码分析。• 对称加密技术和非对称加密技术
• 1.对称加密技术：也称私钥技术，使用单个密钥对数据进行加密或解密，计算量小、加密效率高。
• 加密传输过程：双方协商共有密钥、妥善保管—发方加密后传送—接收方用共有密钥解密，得到明文。
• 2.非对称加密技术：也叫公钥技术，1976年美国学者提出的，允许在不安全的媒体上通信双方交换信息。这种技术两个密钥即公开密钥和私有密钥，二者搭配使用才能完成加密和解密的全过程。
（二）防火墙技术
• 防火墙：是指设置在被保护网络（内联子网和局域网）与公共网络（如因特网）或其他网络之间，并位于被保护网络边界的，对进出被保护网络信息实施“通过/阻断/丢弃”控制的硬件、软件部件或系统。
• 主要有：网络级防火墙
应用级防火墙
监测型防火墙 •
（三）数字签名技术
对于接收的电子文件要验证信息的真实性、完整性，以确定文件的制和法律价值。• 数字签名技术：数字签名是一种用一组字符串来代替书写签名或印章，起到与书写签名或印章的同等法律效用的安全技术，实质上是公钥加密算法的一种。•
（四）计算机病毒防治技术
计算机病毒的特征：
攻击性
传染性
隐蔽性 • 计算机病毒的防治措施：
• 1.树立“预防为主,防治结合”的观念。
• 2.管理上制定严格的规章制度，贯彻防毒原则 • 3.要灵活运用各种软硬件技术，确定查杀方案
（五）入侵检测技术 • 入侵检测是指“通过对行为、安全日志或审计数据或其它网络上可以获得的信息进行操作，检测到对系统的闯入或闯入的企图”。• 常见的漏洞：
• 1.设计上的缺陷
2.操作系统的漏洞
3.软件的错误、缺陷和漏洞 • 4.数据库的安全漏洞 5.用户的管理漏洞 •
（六）长期可存取技术 •
（七）信息备份技术
• 备份，简单说，就是保留一套后备系统。这套后备系统或者是与现有系统一模一样，或者是能够替代现有系统的功能。备份是一种数据安全策略。• 1.备份应注意的问题
⑴备份≠拷贝。管理也是备份的重要组成部分，因此，备份＝拷贝＋管理。
⑵硬件备份≠数据备份。硬件备份不能从根本上保证数据安全，只有数据备份才能为我们提供百分之百的数据保护，所以，备份＝数据备份。
⑶备份≠数据文件的备份。最有效的备份是用一种容量大的设备对数个网络系统进行备份，无论系统遭到什么程度的破坏，都可以很方便的将原来的系统恢复起来，所以，备份＝网络系统备份。• 2.备份的类型
备份类型分为三类：
硬件级在机备份、软件级脱机备份和人工级手工备份.• 3.备份的方式
• 1）全备份（full backup）:用一盘磁带对整个系统进行包括系统和数据的完全备份。• 优点：很直观，容易被人理解。
• 缺点： ①每天都对系统进行完全备份，备份数据有大量的内容重复 •
②需要备份的数据量大，备份所需时间较长 • 2）增量备份(incremental backup)：
• 每次备份的数据只是相当于上一次备份后增加的和修改过的数据。• 优点：没有重复的备份数据，节省磁盘空间，缩短了备份时间。• 缺点：当灾难发生时，恢复数据比较麻烦 • 3）差备份(differential backup): • 每次备份的数据是相对于上一次全备份之后新增加的和修改过的数据。管理员先在星期一进行一次系统全备份，然后接下来的几天里，再将当天所有与星期一不同的数据备份到磁带上。
• 差备份无需每天都做系统全备份，备份所需时间短，节省磁盘空间，灾难恢复方便，即管理员只需系统全备份磁带和发生灾难前一天的备份磁带。• 正常备份、增量备份和差异备份的区别
• A.正常备份用于复制所有选定的文件，并且在备份后标记每个文件（换言之，清除存档属性）。也就是说，正常备份是复制所有要备份的文件，并且在备份后清除所有文档的“存档”属性，这样在下次备份时，软件会认为这些文件都还没有被备份。
• B.增量备份则是，仅备份自上次正常或增量备份以来创建或更改的文件，并且将这些文件标记为已经备份。举例来说，当你第一次进行正常备份后，所有文档的“存档”属性被清除，而在你新建或修改这些文件后，文件重新被加上“存档”属性，增量备份就是备份这些文件，并且在备份后将这些文件的“存档”属性清除，以保证下次不再备份这些文件。•
C.差异备份用于复制自上次正常或增量备份以来所创建或更改的文件。它不将文件标记为已经备份（换句话说，没有清除存档属性）。这就是说，正常或增量备份去掉了文件的“存档”属性，在新文件创建或旧文件被修改后，文件重新被加上了“存档”属性，差异备份就是备份这类文件。在备份完毕后，差异备份并不会清除这类文件的“存档”属性，这样的话，在下次运行差异备份的时候，只要在此期间上次差异备份的文件没有被更改，则它们还会包含在备份集中，将被再次备份。
• 存档属性
• 文件系统给每个文件设立一个标志记录文件是否需要备份（或者说存档），正规的备份程序都会使用这个属性。一个文件被建立或修改时操作系统设置文件的存档属性，表明文件需要备份，备份程序备份过文件后清除存档属性（一般是普通备份和增量备份），表明文件已经备份。这个属性用户是可以操作的，不过最好还是留给备份程序去处理。• 不同备份类型可以存在一定组合 • 完全备份和差异备份 • 在星期一进行完全备份，在星期二至星期五进行差异备份。如果在星期五数据被破坏了，则你只需要还原星期一完全的备份和星期四的差异备份。这种策略备份数据需要较多的时间，但还原数据使用较少的时间。• 完全备份和增量备份 • 在星期一进行完全备份，在星期二至星期五进行增量备份。如果在星期五数据被破坏了，则你需要还原星期一正常的备份和从星期二至星期五的所有增量备份。这种策略备份数据需要较少的时间，但还原数据使用较多的时间。• 4.几个可行的实用备份方案
• 1)远程集中式备份方案（硬盘异地镜像）
系统管理员将磁带机连接在总部中心备份服务器上，通过网络将总部及地方数据备份到这些磁带机上。
• 优点：备份和灾难恢复工作由中心系统管理员完成，减少地方人员介入，降低人为错误发生概率，提高备份数据可靠性。
• 缺点：网络系统数据量庞大，网络带宽出现瓶颈，易出现噪音干扰或意外传输中断，磁带设备要求大容量和高速传输率，投入较大。• 2)本地网络备份方案
• 系统管理员将磁带机连接在本地备份服务器上，只对本地网络数据进行系统备份。• 优点：只对本地服务器进行备份，对网络本身性能要求不是太高，数据量大小与磁带机存储容量相适应，节省设备投资，降低总体成本。
• 要求：管理员对备份操作很熟悉，还需进行科学化、制度化管理，以防人为错误发生和磁带管理混乱。
• 3)网络备份自动化解决方案 • 是一种理想的备份方案，能够提供无人值守的自动化备份，无需网络管理员进行任何干涉。其包括三个主要组成部分：
• 良好的备份策略• 自动化存储设备• 优秀的备份管理软件 • 5.电子文件备份策略选择
• 1)不常用的文件——优质磁带机 • 磁带机是将数据以线性方式存储，必须倒带才能找到要读取的数据，数据传输速度较慢，不适于实时读文件；但磁带经久耐用，技术寿命长久，价格较低，成为归档文件进行备份的最佳选择。
• 2)日益膨胀的数据库——CD-ROM光盘镜像服务
• 用户在网上既可以共享数据库又不占用大量服务器的存储空间 • 3)既要进行实时读取又要保证安全的数据——RAID磁盘阵列
• RAID（廉价磁盘冗余阵列）将服务器上所有的可用磁盘空间组织成一个超级磁盘，使用户以快速、准确和安全的方式来读写磁盘数据。
• 廉价磁盘冗余(RAID)是一个驱动器阵列，作为一个单驱动器使用。数据通过一种“分拆”技术均匀地写在每一个驱动器上，分拆技术把数据分别放在两个或多个驱动器上。数据分拆可在位级或扇区级进行，一个扇区是一个磁盘数据块。分拆提高了吞吐量并且提供了一种冗余的形式，可以保证磁盘阵列中一个磁盘出现故障时不影响系统正常工作，这是通过把分散的数据编码到一个称为奇偶驱动器的备份驱动器来实现的。•
三、电子文件内容信息保护的管理措施 •
（一）加强安全意识和保密意识 •
（二）建立健全电子文件管理制度
（三）完善电子文件信息安全的法律法规体系
第三节
电子文件的物理载体保护 •
一、电子文件载体的种类 •
（一）磁性载体
• 1.软磁盘 2.硬磁盘
3.磁带 •
（二）光学载体
• 1.只读型光盘
2.一次写入型光盘
3.可擦写型光盘 •
（三）闪存盘
• 1.启动型闪存盘
2.无驱型闪盘
3.加密型闪盘 • 4.随身数据管理型闪盘
5.特定功能型闪盘
二、电子文件载体的选择
（一）载体选择的原则
1.存储介质选用的衡量因素
• 1】存储数据的类别
2】数据拟保存的时间长短 • 3】本部门所管理的信息量大小
4】存储数据的成本
5】综合性考虑
2.电子文件存储介质选择原则：
• 1】数据的不可更改性
2】存储介质保全数据能力强
• 3】存储介质的技术寿命
4】有稳定的市场支持 5】应使用离线存储介质
3.电子文件载体的选择依据：
⑴尽量选择有国际和国家标准的载体；
⑵选择有发展前途的，其使用的软件应有多个供应渠道;
⑶载体内在性能稳定，耐久性得到公认； • ⑷能较方便地进行保护;• ⑸载体及其记录所必备的软硬件，价格便宜并为用户所能接受；
• ⑹能较容易地检测出载体的质变现象，以便在载体变化之前将文档复制到新的载体上。•
（二）几种存储方式的比较 •
二、电子文件载体保护 • 1.控制适宜的温湿度
• 温湿度变化导致的物理变化和水解反应可能引起磁性载体黏合层脱落。长期放置在高温下，会使磁性载体和光盘变形；长期处于低温中，会使电子文件载体变脆易裂；相对湿度过大，会使磁性载体记录的信息丢失甚至材料变质，永远失去使用价值；相对湿度过低。磁性载体和光盘都容易产生静电，吸附更多的灰尘，使读出错误率增加。• 根据《磁性载体档案管理与保护规范》规定，温度在15 ℃-27℃、相对湿度40%-60%范围内选定一组值，推荐最佳保管温度为18 ℃，相对湿度为40%，选定之后，在24小时内温度变化不得超过3 ℃，相对湿度变化不得超过5%.另外，磁性载体文件使用场所的温度、湿度与库房温度、湿度的相差范围分别为±3 ℃、± 5%，否则应该在使用前，将磁性载体在使用环境中平衡3天以上。• 2.防止灰尘
• 灰尘的影响对电子文件载体危害极大，可以造成电子文件载体的物理损伤、化学损伤和生物损伤。灰尘污染或划伤磁盘、磁带、光盘表面，会造成其物理损伤，引起记录信息的损失；灰尘中所含的化学成分，会不同程度的引起磁盘、磁带、光盘的腐蚀、降解等化学作用而毁坏；灰尘落到电子文件上，在一定条件下霉菌就会滋长，霉菌分泌的有机酸和酶会损坏磁性和光盘，载体发霉后，不仅会使数据丢失，而且会污染驱动器读写磁头，甚至传染给其它载体。
• 做好防尘工作，保持环境卫生。要创造减少空气中含灰尘量的条件，保证机器清洁；不能用手直接接触光盘的信息部，使用后应放在盘盒中储存，不应随处存放。• 3.防止外来的磁场
• 外来磁场作用于磁性载体上，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。当强磁场与磁记录距离很近时，就会改变其磁道的磁化方向，破坏磁粉按录入的信号排列，改变原有磁记录的状态，从而导致信息丢失。• 在电子文件保存和使用中，一定要远离强磁场，确保不受磁场的破坏。按规定，磁性载体与磁场源（永久磁铁、马达、变压器等）之间的距离不得少于76mm；可使用软磁物质（软铁、镍铁合金等）制成箱柜，对磁场进行屏蔽；在存有重要电子文件的库区设置测磁设备，以检测隐蔽的磁场。• 4.防止机械震动
• 机械磨损和强烈的震动可以对电子文件产生破坏。磁盘、磁带在驱动器内高速运行，长期使用会使他们摩擦损伤，使记录信息丢失。在保存和传递过程中，也会因摩擦、划伤、弯折等现象而引起磁记录和光盘记录的信息损坏；强烈的震动，会影响磁性载体材料中的磁物质内部磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，破坏已记录信号。
• 做好减震防冲工作。硬盘驱动器应平放固定，防止发生震动、硬盘驱动器读写操作时，不要移动或碰撞工作台，以免磁头划伤盘片，造成盘片上的读写错误。• 5.防止光线和有害气体 • 有害气体和光线（特别是紫外线）对电子文件载体危害极大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等，具有酸性和氧化性，在一定条件下，可沉积和吸附在其载体表面，分解出酸性化合物等有害物质，腐蚀、破坏载体，致使盘基、带基老化变质，磁粉脱落，还可能产生各种色斑，造成文件信息丢失。紫外线能与电子文件制成材料发生氧化反应，使磁盘、磁带、光盘的盘基、带基老化，脆性增大，强度下降；同时，紫外线的能量可以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁记录信息的读写效果。• 因此，要严防强光的影响，不让室外光线直接照射在磁带、磁盘上。• 6.加强日常管理和维护
• 1】存放：磁带、光盘等载体要垂直放置，以防变形和重物挤压，不能用手直接触摸载体；严禁用橡皮筋、绳子、曲别针来固定载体，以免造成介质损坏和变形。
• 2】做好整理工作：磁盘上标签写好后贴上，不能用硬笔在盘上直接书写、修改，防止划伤。要定期对磁带进行倒带，缓解磁带的卷绕张力，防复印效应，也能避免磁带发霉。• 3】加强清洁维护：不得随意擦拭或清洗盘片，如果出现发霉现象，要用干净的药棉蘸高纯度的酒精擦洗，然后放置在清洁的环境中让酒精挥发干燥后在使用。• 复印效应是磁带记录的一种特有现象。是指录制好信号的磁带缠绕在一起时，某一层的信号场强感应到相邻层上，从而引起回声效应，导致磁带在信息回放过程中出现回声和串杂波干扰等现象。• 双语教学词汇
• 备份 backup 保管 custody
副本
counterpart 正本
principal edition • 草稿
rough draft
仿真
emulation
迁移
migration • 思考与练习题
• 1．阐述电子文件的信息保护和物理保护。• 2．简述电子文件保护的特点。
• 3．浅述危害电子文件信息安全的因素及其处理措施。
4.电子文件信息保护的核心技术有哪些？
5.电子文件载体的选择依据
6.结合实际谈谈电子文件备份策略的选择。第七章 电子文件的利用 第一节 电子文件利用概述
一、电子文件利用的含义
电子文件的利用：采用多种有效的方式、方法，将电子文件的信息以适当的方式及时、准确地提供给最终用户，满足用户的利用需求。
二、电子文件利用的特点
良好的共享性
良好的复用性
良好交互性
超地域限制性
超时间限制性
三、电子文件利用系统的构成要素
电子文件利用系统是指将电子文件利用的各种要素结合在一起，所形成的有机整体。 构成电子文件利用系统的要素有：法律法规要素、信息要素、检索系统要素、用户要素、利用安全防范要素。
（一）法律法规要素（保障要素）
1.对电子文件信息而言 2.对电子文件用户而言 3.对电子文件的利用行为而言
（二）信息要素（核心、基本要素） 1.电子文件信息的质量 2.电子文件信息的数量
1）信息的总量 2）信息的完整性
（三）检索系统要素（技术要素）
1.电子文件的著录标引 2.电子文件的检索
（四）用户要素（智力要素）
1.用户的利用需求 2.用户的利用行为
（五）安全防范要素（保障要素）
1.计算机及计算机网络安全 2.保密安全 第二节 电子文件利用的方式
一、电子文件的非在线利用
非在线利用的具体方法：
1.集中阅览：指开辟阅览室，供利用者直接查阅利用电子文件。
就机构而言，适用于文件和用户较多、用房条件较好、计算机设备较多的机构，如档案馆、大型政府部门等。
就文件资源而言，适合那些尚未上网或不方便、不适宜、不必要上网的材料，如限制使用的机密性材料、某些CD-ROM等。
2.提供电子文件拷贝：档案部门向利用者提供记录在特定载体上的电子文件。
一般情况下，使用大型计算机设备的利用者，以提供磁带或硬磁盘为宜；一般的微型计算机使用者，如果电子文件数量较小且用于一般用途，可用U盘或软盘，若是大批量的电子文件，可用只读光盘或一次写光盘。
拷贝时应注意：
（1）应将电子文件转换成通用的、标准的存储格式 （2）根据利用者的需要进行复制
（3）尽量为利用者提供无法进行复制的电子文件拷贝件
3.缩微阅读：是利用COM（Computer Output Microfilm）技术将转化为直读信息的电子文件内容记录在感光胶片上，形成拷贝件后再利用缩微阅读机进行阅览。
二、电子文件的在线利用
1.计算机网上阅览 2.网上复制 3.网上咨询 第三节 电子文件利用的管理
一、建立新的“利用规则”
（一）建立多套备份制度
（二）采用适当的控制技术
A、在整个利用系统功能的使用上，要进行使用权限的认定。
B、在电子文件存储载体的使用上，要确定其使用控制程度。
C、建立的规章制度应注意有效性与可行性。
（三）限制利用方式，确保电子文件安全
（四）最大限度地发挥电子文件的优越性。
二、电子文件利用的管理
（一）使用权限审核
（二）提供利用拷贝的回收
（三）利用中的安全措施
1.采用合理的利用方式，不能无原则地向所有利用者提供全部的利用方式。
2.依据电子文件内容的密级层次，进行有效地管理。
3.采用通讯传输或直接利用时，必须对信息内容加密处理。
4.对利用的过程进行跟踪监控，并进行相关的记录。
5.利用系统应有较强的容错能力，避免误操作带来的不可挽回损失。
三、电子文件的利用统计
电子文件的利用统计：就是通过采集电子文件利用工作过程中的各种数据并进行量化分析，客观准确科学地提示电子文档利用工作中的特点和规律从而指导电子文件利用工作，提高电子文件利用工作水平。
四、电子文件利用中的障碍
心理问题
技术问题
资金问题
法律问题
资源问题 第四节 电子文件信息的开发利用与编研
全国档案信息资源开发利用试点工作由国家档案局和国务院信息化工作办公室于2022年9月共同启动（为期1年），包括省以上档案馆、中央国家机关和中央企业档案部门（宝钢、中石化及西安飞机工业公司）在内的16个单位作为试点。对传统载体档案数字化、政务信息资源管理、已公开现行文件利用、企业档案信息资源开发利用、公共文献基础数据库建设和档案信息资源社会化服务进行探索。
一、电子文件开发的基本内容
开发利用工作的基本任务：就是解决文件形成无序和利用有序的矛盾。
电子文件的开发与利用：就是揭示在社会活动中形成的电子文件信息的各种使用价值，并通过各种科学有效的方法，使之有效地为社会提供利用开发的过程。 电子文件开发：就是对电子文件信息有序化组织和加工的过程，目的在于为最终用户提供更合理的信息结构、更多样化的信息产品。 电子文件的开发与利用的关系：
二者相互衔接、相互促进，是电子文件开发利用活动过程不可分割的两个方面，开发工作是利用服务的基础和前提条件，利用服务是开发的后续性工作，其成效体现着开发工作的成果。
电子文件本身是一次信息，开发的成果是有序化的一次信息、二次信息和三次信息，形成 有序化的一次信息主要工作是分类；形成二次信息的主要工作包括著录、标引、编制检索工具等；形成三次信息主要工作是编研。 分类是文件信息组织的重要内容。
电子文件的分类分为实体分类和信息分类。
实体分类：对保存文件的脱机介质分类，如果介质数量少，一般按介质的不同简单分类即可;如果介质较多，可以结合文件的内容、时间进行细致的分类。
信息分类：对电子文件信息的逻辑分类，这种分类与其存储位置无关。信息分类角度有多个，包括职能活动、时间、形成部门、文种、数据格式、保管期限。
二、电子文件信息开发的方式
1.自行开发，面向最终用户直接提供服务
即机构和各类档案馆直接为最终用户提供信息产品和服务的方式，具体服务项目把包括建设检索系统，提供各种检索服务。
2.自行加工信息产品，提供给中间服务商
该种方式可以增加电子文件信息资源传播的途径，扩大大影响力。 3.与其它部门合作开发电子文件信息资源
合作对象包括Web站点，数据库生产者，图书、音像出版社
三、电子文件开发的原则
（一）系统合法原则
（二）创造性原则
（三）存真原则
（四）实用效益原则
四、档案馆电子文件开发工作的程序
1、确定电子文件研究开发成品选题和选型
2、对开发产品的素材进行选择与核实
3、对电子文件进行形式加工
4、编制电子文件产品
5、对电子文件产品进行校核与审定
6、推广交流电子文件产品
五、电子文件开发的类型
1.按电子文件产品的作用、性质与范围分类
简介型：简略报道和简要介绍某项活动的基本情况和某项事务的扼要概况的信息产品。如产品介绍、科研成果简介。
资料型：以电子文件的原始信息为基础，满足利用者直接进行分析、研究、参考、借鉴需求的信息产品。如医疗事故处置汇集。
综合型：较全面反映某一学科领域，某个专业或某一单位活动面貌的信息产品。如劳动保障制度汇编。
专题型：集中反映特定课题或特定科技生产活动的信息产品。如ⅹⅹ述评
系列型：由若干具有内在联系的独立的信息产品，组成的共同反映更广泛主题或对象信息产品。
2.按不同的服务目的和对象分类
政策法规型：十一届三中全会以来政策汇编、农田基本建设规划选编
管理型：某厂基础数据汇编
技术型： ⅹⅹ技术要览 产品型： 某产品零部件手册、设备使用手册 市场型：产品营销指南、市场动态分析
史料型：年鉴、史料
文化型： ⅹⅹ专题片、城市老照片选集
六、电子文件的编研
电子文件的编研：指根据客观需要，对文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。 电子文件编研的特点：
1.编研时间大大缩短 2.编研成品内容更为丰富 3.编研成品的形式更为多样化
4.编研成品的传播更为方便快捷5.编研工的组成更为复杂6.注意知识产权的保护 第五节 电子文件用户教育
电子文件用户教育：或称电子文件用户培训，指档案机构开展的培养用户（包括现实用户与潜在用户）的档案信息意识，提高用户利用电子文件能力的教育。 具体指档案机构有计划、有安排地向用户传授电子文件的知识，帮助用户熟悉电子文件信息资源的分布与利用线索，改进用户利用电子文件的方式和方法，提高电子文件开发与利用效率的一系列活动。
一、电子文件用户教育的意义
1、从电子文件信息资源角度看
2、从电子文件用户角度看
3、从档案机构角度看
二、电子文件用户教育的原则
1、系统性原则
2、普及性原则
3、针对性原则
4、灵活性原则
三、电子文件用户教育的内容
1、用户意识的培养
1）培养电子文件用户的信息意识 2）培养电子文件用户的法律意识
3）培养电子文件用户知识产权保护的意识
2、用户能力的提高
1）提高电子文件用户认识电子文件信息资源分布的能力 2）提高电子文件用户检索电子文件的能力
3）提高电子文件用户识别与选择电子文件的能力
思考与练习题
名词：电子文件的利用
电子文件的编研
电子文件的开发
电子文件的利用统计
电子文件用户教育 1.简述电子文件利用的方式。2.谈一谈电子文件利用的特点。3.谈一谈电子文件利用工作的原则。4.简述电子文件利用工作中的障碍。
5.阐述电子文件编研与传统文件编研的不同。6.结合实际分析电子文件信息开发的方式有哪些？ 7.阐述电子文件的开发与利用的关系。8.简述电子文件用户教育的原则。9.简述电子文件用户教育的内容。
10.试分析如何做好电子文件的利用管理。11.简述档案馆电子文件开发工作的程序。
第八章
数字档案馆
第一节
数字档案馆概述
一、数字档案馆的概念
（一）数字档案馆概念的起源
（二）数字档案馆的定义
关于数字档案馆的概念，目前还存在多种不同的看法，归纳起来主要有两种：
一是认为数字档案馆是一种实体概念、机构概念，是一种新的档案馆形态。即依赖数字化技术，对传统档案馆馆藏文字、声音、图像等进行数字化，并对这些数字化档案信息进行存储、传输和处理，在网络化环境中被本地和远程用户存取的一种新型档案馆。
二是认为数字档案馆是一种技术模式，是一个数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境它可以将分散于不同载体、不同地理位置的信息资源通过网络相互连接，向用户提供方便快捷的在线服务。•
（三）数字档案馆的特征
1.档案馆管理高度自动化
2.档案信息资源数字化
3.档案信息标准化
4.档案信息传输网络化
5.以用户为中心的在线服务模式
6.综合使用诸多高新技术 •
二、数字档案馆的主要功能
三、数字档案馆与传统档案馆的比较 •
（一）区别
• 1.从以档案馆为中心到以用户为中心
• 2.从以档案文献实体为中心到以数字化档案信息为中心 • 3.从以“拥有”为中心到以“存取”为中心 •
（二）数字档案馆对传统档案馆的影响
1.馆藏的影响•
2.技术服务的影响•
3.人员的影响 • 数字档案馆与传统档案馆主要业务活动比较：
◆馆藏与管理
◆编目
◆标引
◆目录
◆利用服务
◆统计
◆鉴定
由此可见主要变化有：
1、馆藏内涵的变化
2、技术服务的变化
3、员工角色的变化
数字档案馆与传统档案馆最大的区别是技术层面上的。
四、数字档案馆与数字图书馆的比较
（一）数字档案馆与数字图书馆的共同点
1.建设目标上具有相似性
2.工作原理上具有相同性
3.采用技术上具有相关性
（二）数字档案馆与数字图书馆的不同点
1.信息资源方面
2.服务方面
3.应用技术方面
4.管理方式方面
5.建设成本方面
6.信息安全与保密方面 第二节
数字档案馆的建设
一、数字档案馆的构建与运作
（一）数字档案馆构建与运作的相关要素
1.人才是关键
数字档案馆建设应由以下几类人才构成：
◆管理人才
◆档案馆工作人员
◆技术人才
◆法律人才
2.技术是基础
相关技术可归为五类：
◆内容的创建与获取
◆存储和管理
◆检索
◆内容发布
◆安全控制
3.标准是命脉
◆字符内部编码标准。
◆数据格式标准。
◆信息输出格式标准。
◆数据交换标准和网络通信协议标准。
4.制度是保障
包含：国家的宏观调控
档案管理规范
法律保障
（二）数字档案馆建设遇到的问题
第一，基础理论研究方面。
第二，数字信息资源建设方面。第三，技术标准方面。
第四，法律法规方面。
第五，人才建设方面
第六，与外界协作方面
（三）数字档案馆馆藏建设
第一，通过“介质接收”（物理接收）和“在线接收”（逻辑接收）将分散在各机构的电子文件集中起来。
第二，通过网络将不同机构的文件信息系统连接起来。
第三，通过网络连接不同的数字档案馆数字化馆藏。
第四，将本馆传统档案信息数字化。
• 1.馆藏珍贵档案数字化；•
2.具有长远使用价值的档案数字化； • 3.有经济、科技、文化价值的档案数字化；• 4.具有地方特色的档案数字化； • 5.利用率高、需求大的档案数字化；•
6.开放的档案数字化。
第三节
我国数字档案馆简介 •
一、我国数字档案馆建设现状 •
二、数字档案馆建设实例
• 作业：分析数字档案馆与传统档案馆的关系。
思考与练习题
名词：数字档案馆
1.简述数字档案馆的特征。2.阐述数字档案馆的主要功能有哪些？
3.谈谈数字档案馆与传统档案馆的比较。4.结合实际谈谈数字档案馆对传统档案馆的影响。5.结合实际谈谈数字档案馆与数字图书馆的比较。
6.简述数字档案馆构建与运作的相关要素。
7.简述如何丰富数字档案馆馆藏？ 8.结合实际谈目前应选择哪些传统档案进行数字化？ 9.结合实际分析数字档案馆建设中会遇到哪些问题？ 第九章
电子邮件管理 第一节 电子邮件概述
一、电子邮件的概念
指借助于电子计算机生成、处理，通过电子邮件系统经由网络传递的电子信息。
二、电子邮件的应用特性
1.便捷性 2.经济性 3.可靠性 4.广泛性 电子邮件与普通邮件、电话的性能比较：
三、电子邮件的种类
（一）根据邮件生成领域划分
1.公务邮件：在公务活动中制发或收到的电子邮件。包括政务邮件和商务邮件等。 2.私人邮件：在私人活动中形成或收到的电子邮件。
（二）根据邮件内容划分（以公务活动为例）
1.业务性邮件：如发布业务规章的邮件 2.事务性邮件：如发送打扫卫生的通知
（三）根据编码形式划分
1.文本邮件 2.图形邮件3.图像邮件4.声音邮件
5.影像邮件
6.多媒体邮件
四、电子邮件的功能
1.电子邮件是承载信息的电子媒介
2.电子邮件是传递信息的数字化手段
发挥第一作用时，电子邮件被视为电子信息；发挥第二作用时，电子邮件实际上是指电子邮件系统。 第二节 电子邮件在公务活动中的应用
一、应用范畴
1.快速传递电子文件和其他公务信息
2.高效处理电子文件和其他公务信息
包括起草编辑文件；发送文件；收文显示；读取、检索文件信息；恢复转发文件信息；退文说明；对文件实施有效管理
二、工作原理
电子邮件的工作过程遵循客户-服务器模式。每份电子邮件的发送都要涉及到发送方与接收方，发送方构成客户端，而接收方构成服务器。
三、电子邮件的使用方法
（一）设置电子邮件账号：
1.设置名称2.设置电子邮件地址 3.设置邮件服务器 4.设置帐号和密码
（二）发送邮件
电子邮件的结构主要包括：页眉、信体、附件三部分。
⑴ 打开新邮件窗口
⑵ 选择发送邮件的帐号
⑶ 选择发送邮件的格式
⑷ 对邮件进行检查
⑸ 进行数字签名
（三）接收邮件
在默认情况下，启动0utlook Express时会自动和邮件服务器连接并检查服务器上是否有发送给用户的新邮件。如果有新邮件，会自动接收新邮件，并在窗口底部的状态栏上显示“接收新邮件”。新邮件接收完成后，状态栏上会显示用户有几封新邮件。
（四）安全电子邮件
使用Outlook Express中的安全电子邮件，需要数字标识。数字标识(即数字证书)提供了一种在Internet上验证身份的方式。这里所说的数字标识即公开密钥PK和秘密密钥SK。
数字标识允许规定的人的电子邮件签名，真正的收件人可确保该邮件来源并没有受损，如果来源不正确，或者中途被人截获、篡改，数字证书就会提示错误。数字标识的另一个作用是其他人发送给数字证书持有者加密邮件。
（五）邮件规则
用户可以在Outlook Express中使用规则，从而将接收到的邮件自动分类并放入不同的文件夹中，或者以 彩色突出显示特定的邮件、自动回复或转发特定的邮件等。 第三节 电子公务邮件的性质和特点
一、电子公务邮件的性质
1.从内容角度看，具有行政有效性 2.从工作方式看，具有传递性 3.从技术途径和工作状态看，具有流动性
二、电子公务邮件的特点
1.集机构活动的工具与证据为一身
2.正式文件与非正式文件共存 3.公务文件与私人文件交织 第四节 电子公务邮件的管理
一、电子公务邮件管理的难点
1.使用量急剧增长，文件管理面临“电子邮件文山”
2.电子公务邮件的“身份”难以准确鉴别3.电子公务邮件中的秘密或隐私的保护面临困扰 4.电子公务邮件的安全性令人担忧 5.电子公务邮件的可靠性与真实性莫衷一是
二、电子公务邮件管理要则
（一）社会环境中的管理准则
1.建立健全法律法规 2.完善标准体系 3.遵循网络规范
（二）机构环境中的管理规则
1.机构必须履行管理电子公务邮件的职责
2.机构必须明确电子公务邮件管理的职责划分 3.机构必须承担培训工作人员的职责
（三）电子公务邮件系统的内部环境管理原则
1.电子公务邮件系统的生成、捕获过程控制 2.电子公务邮件传递过程控制 3.电子公务邮件的处置过程控制 4.电子公务邮件系统的开发、设计过程控制 双语教学词汇
数字签名
digital signature 公用密钥 public key 私密密钥
privacy key 思考与练习题
1.简述电子邮件的种类。2.数字标识的申请和使用。3.简述电子公务邮件管理要则。第十章 电子文件管理实践 第一节 电子文件管理理论与方法探索
一、国外电子文件管理理论与方法的探索 @1965年，伦敦 第九次国际档案圆桌会议 @1968年，第六届马德里国际档案大会 @1971年，第十三次国际档案圆桌会议 @1988年，第十一届巴黎国际档案大会
@1992年，国际档案理事会成立电子文件委员会
二、国内电子文件管理理论与方法的探索 @20世纪80年代初 @1989年，《档案管理学》增设“机读档案”一章
@1996年，电子文件归档与电子档案管理研究领导小组 @1996年，第十三届北京国际档案大会 第二节 国内电子文件管理实践
我国第一次发表有关电子文件的文章是《档案学通讯》1988年第1期《电子文件管理——即将来临的文件管理革命》。20多年来我国电子文件管理的实践探索与理论研究虽然一直成为档案学界的热点，且高潮迭起，成果丰硕，然而电子文件管理始终难题相伴，困境烦扰。 我国20多年来电子文件管理的实践探索与理论研究大致可分为四个阶段：
一、1988～1996年——电子文件开始产生和电子文件管理起步的阶段
1994年，中国作为第71个国家级网加入Internet，随后中国政府实施了“金桥”、“金卡”、“金关”等信息网络工程。
1996年9月在北京召开第十三届国际档案大会。
1996年国家档案局成立了电子文件归档与档案管理研究领导小组。从此拉开了中国电子文件管理的实践探索与理论研究序幕。
这一时期在理论上对电子文件的研究刚刚处于起步阶段，关于电子文件管理的研究文章还是比较少，约有20篇相关论文。对电子文件认识还比较模糊，研究的内容主要是围绕电子文件给实际工作带来的影响以及由电子文件引起的理论困惑和电子文档系统设计进行探索，主要借鉴美国和新加坡等国的经验。相关的研究人员除了档案界外，还有图书馆、计算机等领域的人员。 因此，对电子文件管理的探讨主要来源于实际工作所面临的问题与困惑。虽然起步很晚，但档案界已经意识到我们在电子文件管理的实践探索与理论研究方面和发达国家的差距，有了奋起直追的决心。
二、1997～2022年——电子文件管理的发展阶段
从1999年起，国家档案局开始将电子文件的归档管理作为工作重点。
2000年，王刚同志提出了全国档案信息化建设任务的要求，随后国家档案局组织有关部门对档案信息化建设开展研究，提出了全面推进档案信息化建设战略部署，全国档案信息化工作全面启动。
2022年，国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，开通了国家档案局网站，并在深圳召开了数字档案馆建设现场演示会，全国档案信息化建设进入全面推进阶段。 2022年4月1日实施的《中华人民共和国电子签名法》 2022年10月在杭州召开的“数字档案馆国际研讨会” 这一时期关于电子文件管理的理论研究升温很快，发表的论文不少。通过对中国期刊网上的搜索，发现从1997~2022年发表有关电子文件的文章1384篇，其中2022~2022年处于爆发期，有917篇，可见这一时期中国档案研究者对电子文件的理论研究开始重视。 这一时期虽然对电子文件管理的实践探索与理论研究都取得了令人瞩目的成绩，但电子文件管理在实践上和理论上都暴露出了不少问题。同时也说明我国电子文件管理的理论研究还不够成熟和深入，滞后于实体管理，有待进一步发展
三、2022年以来——电子文件管理的日趋理性化阶段
“十一五”期间，我国组织或参与的国际档案前沿学术交流活动频繁，涉及档案信息化方面的内容日趋广泛和深入。
2022年6月和2022年4月，中国人民大学先后组织了“电子文件管理国家战略”和“电子文件国际前沿管理成果”国际学术研讨会。
2022年以来安徽、江苏、广西等地已经开展了电子文件中心的建设，开始了中观层次统一管理的步伐。
2022年中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志指出：“„„面对新形势新任务，国家档案局要求有关部门深入研究，全面规划，积极推动电子文件管理规范化、法制化进程，努力建立有中国特色的电子文件管理体系„„”王刚同志的重要批示标志着我国电子文件管理研究将开始由机构层面向国家层面的转变。
2022年底，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发电子文件管理暂行办法，作为中央的规范性文件，该办法兼具政策与法规的双重属性，首次在中央文件中确立了电子文件全程管理原则，并从信息化、档案、保密等多个业务角度对电子文件管理过程予以规范，是中国电子文件管理国家战略迈入起步阶段的标志性事件。
这一时期档案界顶级学者们关于电子文件管理的研究最大特点是关注电子文件实践并进行理性思考，为我国电子文件管理国家战略的实施积极出谋划策做出了重大贡献。 第三节
国外电子文件管理实践
一、依附于纸质文件管理的起步阶段（1945年——1989年）
（一）历史背景
20世纪40～50年代，计算机技术在档案部门开始应用
50年代末，美国档案部门最早开始尝试应用计算机技术管理档案。60年代，电子文件这一新的文件类型开始在政府内产生。
20世纪70年代，电子文件管理者，首先将有关的档案原理和传统方法应用到新类型文件领域。
1988年美国国家档案与文件管理局建立了电子文件中心。
（二）主要工作和特点 1.理论成就
（1）来源原则的质疑和重新重视（2）后保管模式 2.档案、图书、情报一体化管理
二、与纸质文件管理并重的确立阶段（1990年——1999年）
（一）历史背景
电子文件管理的确立阶段为20世纪的最后10年。其标志是电子文件和电子文件时代下，各国电子文件长久存取和数字信息保护策略的明确。 20世纪90年代以来，“电子文件时代”成为国际档案界普遍接受的一个概念，标志就是“电子文件”取代了“机读文件”并得到广泛采用。
（二）主要工作和特点
1.理论成就——电子文件生命周期理论 2.国际档案信息一体化网络形成及发展
（1）美国档案信息一体化网络（2）加拿大档案信息一体化网络 （3）英国档案信息一体化网络（4）欧盟档案信息一体化网络 3.电子文件长期保存的实施
三、电子文件管理国家战略发展阶段（2000年以来）
（一）历史背景
2022年出版的《电子文件管理工作手册》中明确提出要“从战略角度影响电子文件管理实践”
澳大利亚、英国、丹麦等国家也先后将电子文件管理作为信息时代政府治理与政府责任的重要内容，纳入国家电子政务建设之中，并开展了电子文件管理战略研究项目
（二）主要工作和特点
1.理论成就：文件生命周期理论在电子文件时代的补充——文件连续体理论的提出 2.电子文件管理机构 第四节 电子文件管理的国际合作
一、国际档案大会对电子文件管理的关注
二、国际档案理事会对电子文件管理的规划
三、国际档案界电子文件管理合作项目——Inter PARES国际研究项目 思考与练习题：
1.研读我国早期的电子文件管理的理论著作，比较今天的相关论述，体会理论的更新与发展？ 2.为什么我国电子文件管理国家战略的制定与实施迫在眉睫？ 3.比较美国和澳大利亚的电子文件管理。4.试述国外电子文件管理各阶段的理论成就。
5.分析我国和发达国家电子文件管理发展历程的不同点。
第四篇：电子文件命名及管理【原创】
电子文件命名及管理
一、电子文件的命名 1.为何要规范文件命名
沟通需要：让接收方一眼明白文件的主题 检索需要：方便快速检索到所需要的文件 回溯需要：区分版本并回溯以前版本 2.详略命名方式举例 月总.doc 四月月总.doc 张三月总.doc 人事部张三2022年4月月总.doc 3.规范的命名方式
文件主题、归属部门、文件、归属时间或版本号
二、电子文件的有效管理
1.对文件夹的总体结构和层次进行设计，根据日常使用习惯分类管理，并设置详细的子文件夹。
2.对文件夹命名时要注意两点：
文件夹名称明确，符合一般搜索的关键字习惯 给文件夹编序号，例如01,02... 常用的文档编号小，排列在前面
3.文件夹命名时，如果和时间有关，可以加上时间作为前缀或者后缀。
4.给文件命名时和文件夹命名类似，要明确。如果是“日期 文件名”的方式，可以在日期和名称之间用下划线或者“-”来分隔。日期的书写方式推荐yyyy.mm.dd方式。
三、使用技巧
善用Windows的搜索功能，注意使用通配符或者连续关键字查询的方法和技巧。另外，如果明确文件在某个文件夹下就不要全盘搜索，节省时间。 善用Windows的资源管理器。通过资源管理器左面的树形结构可以方便的展开和关闭文件夹，可以快速的复制和删除文件或文件夹。
第五篇：文化委电子文件及电子档案管理办法
文化委电子文件和电子档案管理办法
为适应档案管理的需要，确保各种文件的安全性、可靠性和保密性，按照国家档案局及区档案局电子档案工作要求，结合我文化委工作的实际情况，制定本办法。
一、归档范围
电子文档归档范围参照纸质文件的归档范围，并应包括相应的背景信息和元数据。具体包括：
1、在计算机中产生和处理的文书文件、报表数据。
2、在计算机中产生和处理的各种文件、图像、声像等。
3、信息及计算机程序类文件，包括软件任务开发书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书、软件文件、原程序、编写说明、测试报告、修改记录、安装使用说明书等。
二、分工与负责
电子文件的形成、积累、鉴定归档及电子档案的保管必须实行全过程管理，并由各科室专人负责。
1、电子文件的形成科室负责电子文件的收集、积累、鉴定和整理工作，并对电子档案的管理工作提供协助和支持。
2、计算机管理员负责对电子档案的技术环境、相关 软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等提供技术服务。
3、档案管理部门负责电子档案的保管、保密、借阅、统计工作。
三、归档时间
逻辑归档可实时进行，物理归档及电子文件内容相同的纸质文件在次年2月底完成并移交综合档案室实行集中统一管理。
四、归档要求
1、归档前应由文件形成科室对电子文件的原始性、有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见，如文件形成科室采用某些技术方法保证电子文件的有效性、完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案室。
2、具有保存价值的电子文件，必须生成纸质文件，进行归档时，电子文件与纸质文件之间建立准确、可靠的标识关系，一并归档。
3、将带有归档标识的电子文件集中，制成数据库，拷贝到耐久性载体，一式两份。对于加密电子文件，应解密后完成上述工作。
4、软磁盘不可作为归档电子文件长期的载体。
5、存储电子文件的载体应贴标签，标签内容包括编 号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。
6、电子文件的机读目录、相关软件、说明等一并归档，并附归档电子文件登记表。
7、原电子文件数据库载体在完成电子文件归档后保留一年。
五、收集与整理
1、在电子文件收集、积累过程中，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。在电子文件的运行中，采取签署技术、加密技术、身份验证、防写措施等保证电子文件信息的准确性、原始性。
2、建立电子档案库的数据备份制度。必须随时备份、存储于能够脱机保存的载体上，或通过计算机网络将电子文件转储到受档案部门控制的存储器上。
3、对脱机保存的电子档案，按照保管期限、归档部门进行组盘、并建立盘内文件目录。
4、对电子档案载体的著录内容包括载体类型、盘号、保管期限、归档部门、备注等。载体类型：磁盘、磁带、光盘
光盘：按不同的载体类型分别编制流水号。保管期限：记录该载体内电子文件的保管期限 归档部门：记录归档部门名称
5、对电子档案文件的著录内容包括：文号、责任者、文件题名、文件日期、归档日期、相关文号、保管期限、主题词、密级、盒号、文件页数、借阅范围、归档号、文件来源、备注等。对文件的著录项目可从电子文件的形成、运转中继承，由档案部门给定保管期限，并由计算机自动生成件号。
六、鉴定与销毁
（一）对电子文件的鉴定：归档前，电子文件的形成部门在档案部门的协助下，对归档的电子文件的内容进行鉴定。具体包括：
1、对电子文件的原始性、真实性的鉴定：确定归档电子文件是否形成时的或通过审批更改的、有效的电子文件是否是组成完成的系统的档案文件。
2、确定电子文件的价值和保存期限。并依此删除已收集积累但无保存价值的电子文件予以销毁。
3、在鉴定工作的同时，对电子文件、记录载体及计算机软硬件平台进行检测。
（二）对电子文件档案的鉴定：内容包括对已有保管期限的电子档案重新审查、鉴定，把丢失保存价值的电子档案剔除销毁。
（三）电子档案的销毁，应参照纸质档案的规定和程序执行。非保密电子档案可进行逻辑删除；属于机密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同 储存载体一起销毁，并在网络中彻底清除。
七、质检与移交
1、对电子档案质量检验：档案部门在接收电子文件时，应检验每个文件能否被正常读取、打开或运行时，有无被感染计算机病毒；内容是否完整，是否与归档移交清单一致。
2、对电子文件载体的检验：为保证电子档案检验工作的进行，档案部门应配备相应的处理设备。电子档案存储载体每两年要机读抽验一次，不少于归档总数40%的载体均应接受检验。
3、电子档案的移交：归档电子文件经档案部门检查合格后，在电子档案入库移交登记表上签字。档案入库移交登记表一式两份，由文件形成部门、档案部门分别保存。纸质文件一同归档。
八、保管、统计与利用
1、电子档案的载体的保管应采用专门的保护设备，直立存放在避光、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在17—20度，相对湿度控制在35%—46%。并由专人负责定期检查、复制。
2、电子档案统计：按对电子档案的归档、保管、利用情况、销毁情况进行统计。并生成电子档案统计表。
3、电子档案利用的要求：封存的电子档案不得外 借，未经批准任何人不得擅自复制电子档案；保密电子档案的利用参照纸质档案的国家有关规定执行。
