各科室：
为了公司（以下简称“公司”）内部各部门和职工工作需要，同时规范备用金管理，提高资金利用效率，夯实成本费用的核算，有效控制资金占用，确保资金安全，现根据《会计法》的规定，结合实际生产经营特点及管理要求，特制定《备用金管理办法》，请遵照执行。特此通知。
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第一章 总则
第一条 为了公司内部各职能部门和职工工作需要，同时规范备用金管理，提高资金利用效率，夯实成本费用的核算，有效控制资金占用，确保资金安全，根据《现金管理暂行条例》、《现金管理暂行条例实施细则》的规定，结合公司实际生产经营特点及管理要求，特制定本办法。
第二条 本办法所指备用金是指项目部正式员工、劳务派遣人员为开展与本项目生产经营活动相关的业务所借支的零星周转金，包括差旅费、食堂、零星采购、零星开支等。
第三条 公司财务部是备用金的业务归口管理部门,借款人到财务部办理备用金的领取、核销手续遵照公司财务部门的相关管理制度。项目部财务部对备用金业务依法进行会计核算,实行会计监督。
第二章 备用金的借支范围和借支限额
第四条 备用金借支按类别实行最高限额控制审批制度。
第五条 备用金是指公司正式员工、劳务派遣人员开展与本公司生产经营活动相关的业务所借支的零星周转金(项目部不使用现金支票)。
(一)借支范围
1.因公出差的人员必须随身携带的差旅费。
2.项目部食堂周转金
3.没有明确支付对象的零星支出，需要通过本单位人员预先借用，而后支付的资金。
4.其他因公务和经营活动确实需要现金支出的各项费用等。
(二)借支限额
每次借支最高限额原则上为2万元。如有确切证据证明所办事项所需备用金超过2万元且必须通过现金支付的,凭超额借支备用金情况说明以及相关支撑材料履行相应审批程后向财务部申请超额借支备用金。
项目部备用金最高限额控制，公司采用总额10万元为项目部备用金限额，备用金达到10万元或最近一笔备用金借支业务使备用金额度累计达到10万元，超过部分不再借支且不再向任何人借支备用金，腾出借支限额指标后再另行借支。
第三章 备用金借取和报销流程
第六条 借支备用金时，借款人应填写“备用金借款单” 按照规定的格式内容填写借款日期、借款人、所属部门、借款事由和借款金额等事项，经所在部门负责人签字后，按照审批程序，报项目经理签字批准，凭“借款单”到财务部办理借款手续。项目部正职实行“交叉”审批。
具体借款流程为：“借款人填写借款单-部门负责人审核签字-财务人员审核签字-公司副总审核签字-总经理审批（或授权人）-会计记账-出纳复核付款”。
财务人员根据实际情况审核“备用金借款单”各项内容是否填写正确和完整，并审核确认借款人是否有备用金余额和相应借款金额。
第七条 借款人员办理报销手续时，财务人员应查阅借款人备用金原借款金额，对报销超出原借款金额的应及时转账或付现给借款人，对报销金额低于原备用金借款金额的，借款人应及时退回余额以结清原借款金额。备用金核销时，备用金使用内容要与借款时填写的用途一致。
具体流程为：经办人报销或提出还款申请→出纳审核收款并开具还款证明单→会计进行账务处理。
出纳向借款人出具备用金还款证明单（一式两联），一联交借款人作为还款依据，一联作为记账依据。
项目部财务部应于每个季度末核销处理备用金。
第四章 备用金的管理与监督
第八条 借款人在借支备用金后应积极开展与“借款事由”相符的所属业务，填制“借款单”时，借款单中“借款事由”必须写明借款用途，严禁填写“备用金”字样替代借款事由；对备用金借款人，应及时清理，事情处理完毕后5个工作日内根据审核无误的原始凭据按照审批流程签字批准后到财务部冲账。为提高资金使用效率，减少资金损失，必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。
第九条 项目负责人是备用金管理的第一责任人；各业务部门负责人应及时督促本部门借款人按时核销备用金；财务部门负责核算和监督备用金使用情况，督促各业务部门及时清理备用金。财务部门每年应定期（至少每年底）或不定期通过书面告知等方式清理备用金，防止公款私用。所有备用金必须在年末清理，原则上不允许跨年度使用，对因特殊原因必须跨年度使用备用金的，借款人需提供情况说明经所在部门负责人、财务工作负责人、分管负责人、项目负责人书面同意后到财务部办理相关备案手续。
第十条 备用金借支应坚持“前账不清，后账不借”的原则，对相关业务手续已办理，超出规定报销期限和报销后余款未结清的无故拖延的借款人员，财务部门发出最后一次催办通知（在 催办通知中标注有“最后一次通知”等字样）后还不办理者，财务部门有权自下月起凭“备用金还款证明单”（即工资扣款凭证）通知人力资源部门直接从借款人工资中予以扣回，直至扣完为止，不再另行通知借款人。
第十一条 备用金借支和使用由部门负责人进行初审，并对 借款金额和事项承担审核责任，为备用金借款的直接责任人。借款人逾期未按规定报销和归还，借款人所在部门负责人需承担连带责任。
第十二条 项目职工调离、辞退、辞职或离开岗位前，必须到财务部门办理备用金核销手续。人事关系变动前由各部门负责人签认，确认其与各部门无任何财产经济往来后，再办理调动手续。对未经财务部签认备用金核销手续而办理调动手续的，造成所欠款项未及时清理的，实行谁办理谁负责的原则，追究经办人员的责任。
第十三条 因借款人失踪、死亡等原因，备用金确定无法收 回，应按规定程序办理债权核销手续，财务部按审批意见处理。
第五章 备用金借支其他具体规定
第十四条 对小车司机、零星采购等业务较频繁的职工，可采用定额备用金管理制度，其中：
1.小车司机备用金额度由项目部核定，最高借款限额3000元，如遇特殊情况，项目部根据实际情况核定借款金额，借款人需在借款单上借款事由处详细写明特殊借款内容；修车保养等金额较大的事项原则上由财务部通过银行进行结算；对小车班车辆油料备用金，若项目部办理加油卡，小车班在项目施工所在地不再借支油料费备用金，外出出车地非成都周边，备用金借支限额2000元。
2.本项目部用于职工食堂生活的周转金，最高借款限额不超过3000元；项目部关于食堂物资采购应与当地满足食堂需求、在数量较少相关销货方统一采购，通过银行转账支付，对食堂周转金应落实到人，随着工程的完工或就餐人员逐渐减少，对其借款也应逐步清理，待工程完工后应全部清理完毕。
3.对于零星采购借款，原则上不支持现金支付，如遇特殊情况，本项目部根据实际情况核定，按经项目经理审批后的计划采购，最高借款限额不超过5000元。
4.根据核定的金额填制“借款单”，借款单中“借款事由”
必须写明借款用途，严禁填写“备用金”字样替代借款事由。实际使用后凭票据经严格审核并由项目经理签字确认后到财务管理部报销。
5.凡职工办理长时间休假，在办理休假之前，应将所欠款项清理完毕。刚分配来的学员，在试用期间所借款项应以毕业证原件作抵押，待欠款清理完毕后，方可将毕业证退还。
6.凡内部职工看病、住院、生活困难等非因工借款一律不允许，严禁外单位人员借款。若违反此规定造成欠款无法收回，应追究当事人责任。
第十五条 建立清查盘点制度，财务部对备用金定期与不定期相结合进行清查盘点，及时清理职工借款，季度末备用金一般不应有余额，尤其在年末，备用金必须清零。对长期欠款的职工应落实责任到人，责令催收。防止备用金挪用和滥用，保证备用金安全完整。
第十六条 项目备用金的收支统一在“其他应收款-备用金”科目下按部门和经办人员开设明细帐户核算。
第十七条 其他职能部门应积极配合财务部做好备用金的管理工作。
第十八条 备用金报销资料必须合规，涉及的增值税发票必须附有国家税务局官网查询真伪结果，严禁采用白条抵备用金，对不符合规定的报销资料，财务部有权拒收。
第十九条 备用金的借支与使用是项目部日常工作开展的保障，然而无序和不受控的借支与使用必然导致项目部备用金管理的混乱。为了便于项目部各部门日常工作的顺利开展，项目部决定对备用金进行限额，每人每次和累计挂账备用金不得超过30000元，具体限额标准如下：
1.项目经理每次借款不超过10000元。
2.项目副职每次借款不超过8000元。
3.综合管理部主任每次借款不超过5000元。
4.设备物资部主任每次借款不超过5000元。
5.其他部门主任每次借款不超过4000元。
6.其他人员每次借款不超过3000元。
若因特殊事项需超支借款，借款单之外，必须将借款事由详细说明经总经理书面批准后，财务部才给予办理。
第六章 责任追究
第二十条 借款人员存在下列行为之一的，由项目部相关部门 责令限期改正，对于直接责任人和直接责任人以纪以规给与相应处理，构成犯罪的，移送司法机关处理。
（一）超范围、限额使用备用金的。
（二）以白条抵备用金的。
（三）未按规定程序使用备用金的。
（四）无正当理由长期（3个月以上）占用备用金的。
（五）贪污、转借他人、公款私用备用金的。
（六）因私事借支备用金的。
（七）对于存放项目备用金的个人银行卡存在公私混用的，或银行卡与密码、网银优盾未分开保管的。
（八）其他违反财经法规借用备用金的。
第七章 附则
第二十一条 本办法由项目财务部负责解释和修订。
第二十一条 本办法自下发之日起实施。
备用金管理办法
备用金管理制度
备用金管理规定
单位备用金管理措施借鉴
行政管理部备用金管理制度
