一、会议前准备工作 1、会前所需准备的文件：会议通知、回执、会务手册、主持词、参会人员表、会议议程、桌签、座次表、餐卷、代表证、会议横幅、会议背景 PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料、指引牌、报到处。
2、会前准备工作流程 2.1、会议的计划：
（1）确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。
（2）确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。
（3）决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。
2.2、确定会议日程。编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。
（1）议程表。
将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。
（2）日程表与作息时间表。
2.3、会议成本预算。
会议的成本=场地租借费+文件资料费+交通费+食宿费+活动费+服务人员的工资+咨询劳务费。
2.4、准备会议资料。
（1）开幕词、工作报告、发言稿等（2）会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。
2.5、发送会议通知及接受回执。
（1）会议通知：
会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或邀请柬，再加电话征询、确定的双重方式。
（2）回执：为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前 7天以上并附回执。回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。
2.6、会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下：
(1)会场要整洁、安静、明亮、通风、安全，大小应与人数相适应。按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。
(2)主席台席位。
第一排的正中为首席．其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低．前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名桌签，便于按位入座。
(3)会场设施。
会场的所有设施必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器的音量大小)，以免临时发生故障或出现差错。
2.7、其他准备 会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。同时应准备接送车辆。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应有安全保卫人员和保密措施。会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送资料、纪念品等，必须提前做好准备。
二、会议期间工作 1、会议期间需准备的文件：签到表、会务发放表、考勤表。
2、会议期间的工作流程 2.1、如需接站可在机场、车站等处，派专人、专车分批分时段按要求接站。
2.2、做好来客接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
2.3、会场桌椅摆设确认：灯光／音响／麦克风／银幕/讲台／幻灯机／投影机一一检视无误。检查会议所需资料是否完备。
2.4、会议现场：专人负责参会人员的引领，签到，分发会议资料。
2.5、专人负责会场的协调事务工作（包括投影仪的准备、饮水的准备、礼金的发放以及会场温度控制等）。
2.6、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
2.7、协调会议期间的交通工具的安排。
2.8、会议接待人员应全程跟踪会议，以便及时和与会者保持联系，出现突发事件能以最短的时间解决。
二、会议后续工作 1、会议后需准备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪要、新闻稿、返程票登记表。
2、会议后的工作流程 2.1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。
2.2、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。
2.3、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总，总结工作及印刷发放代表通讯录。
2.4、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
2.5、欢送代表工作。
2.6、会议费用的结算工作。
三、人员职责 1、会务负责人 1)联络协调—对内负责与所领导及各科室负责人的沟通，制定会议计划书及工作进度表，确保会议顺利完成；—对外负责与各参会领导及参会人员之间的联络，确认人员名单及行程安排；—协调会务工作人员的活动。
2)制定会议方案并实施—负责拟定和调整会议方案，会议组织程序，并上报相关领导审核；—负责协调各职能组分工，并确认工作安排和进程。
3)会场及住宿安排—负责会议酒店（场地）接洽、预订及协议签订；
—负责会议期间与会人员的食宿等问题的安排。
4)负责审核会议对外的文本资料内容及相关合作协议—各类资料内容的确认审核；—确定印刷地点；—会场布置的审核。
5)制定可行性预算 6)同会议发言人及各位贵宾联系 2、会务助理 1)各类文本的起草、修改，资料的编排、制作—根据会议的要求，负责会议通知书的设计、制作及印刷；—负责会场背景效果图的设计与制作；—代表证、餐券的设计与制作。
2)负责重要人员的联络事宜—负责重要人员的行程安排的联系、确认；—负责重要人员的机（车）票的预订；—负责重要人员的专人接、送及陪同安排；—负责重要人员在会议期间的用车安排。
3)负责与会代表联络事宜—负责会议通知书的寄发及确认回执工作；—负责会务资料的收集、确认并输入数据库；—如会议信息有变，负责与与会代表联系，及时告知。
4)负责会场的管理工作—负责会场及仪器设备的管理；—提前做好仪器设备的调试工作；—负责会场影像/通讯的管理(计算机、PPT 资料收集汇总、同传设备等)；—确保会议期间演讲嘉宾 PPT 的收集、正常播放及保密工作。
5)负责交通管理及安全措施—负责用车计划；—负责确定车辆行走路线和确保路线的畅通及用车安全。
6)负责会场安全保障工作—负责对可能存在和未知的安全隐患进行检查并制定解决方案 7)会务帐务管理—会前负责制定收入、支出预算表
—会后负责制作收入、支出明细表—负责会务费用分配方案的制定、上报及落实 3、应急人员 1)负责资料袋或者礼品袋物品的装放与分发。
2)负责参会人员的引领、接待。
3）负责就餐秩序的控制。
4）负责会中其他应急工作。
附：会议所需准备的所有文件的形式见附表。
文件明细 会议通知.........................................................................................附表 1 回执.................................................................................................附表 2 会务手册.........................................................................................附表 3 主持词.............................................................................................附表 4
参会人员表.....................................................................................附表 5 会议议程书.....................................................................................附表 6 桌签.................................................................................................附表 7 餐卷.................................................................................................附表 8 代表证.............................................................................................附表 9 会议背景PPT...................................................................................附表10 房间号码表...................................................................................附表11 会议资料领取表.............................................................................附表 12 与会人员签到表...........................................................................附表 13 会务费发放表...............................................................................附表 14 考勤表...........................................................................................附表 15 参会人员通讯录...........................................................................附表 16 简报...............................................................................................附表 17 会议总结.......................................................................................附表 18 会议证明.......................................................................................附表 19 新闻稿...........................................................................................附表 20
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